12 software y herramientas de gestión de proyectos en 2024

Los software de gestión de proyectos se crearon porque una organización del trabajo eficiente es esencial para que un proyecto salga adelante. Estas herramientas de colaboración facilitan los intercambios ágiles sobre los proyectos y su evolución.

En un equipo de trabajo, no siempre resulta sencillo que todos los miembros tengan información clara y en tiempo real sobre los objetivos, las tareas pendientes, los plazos de entrega, la gestión de recursos, etc., menos aún si se trata de grupos numerosos o en distintas ubicaciones geográficas. 

La gestión de proyectos se puede realizar a distintos niveles, en función de la complejidad de las tareas y el tamaño de la empresa. Los proyectos se caracterizan por su diversidad: desde la creación de una aplicación móvil o la implementación de un CRM hasta la construcción de un edificio, una campaña de contratación de nuevos empleados, etc. 

Cada uno tiene sus particularidades, pero la necesidad de una administración de proyecto eficiente es un denominador común en todos. A menudo, está coordinada por el gerente de proyecto, un profesional que organiza el trabajo, asigna tareas y verifica que se completen en la fecha prevista.

A continuación, esta guía profundiza en el concepto de software de gestión de proyectos, analizando sus principales ventajas. Después, incluye una selección de 12 software y herramientas de gestión de proyectos del mercado, para ayudarte a seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Ventajas de un software de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos es una herramienta informática que facilita la organización del trabajo y la comunicación entre los miembros del equipo. Se caracteriza por una interfaz intuitiva que todos los miembros del equipo pueden manejar fácilmente, con computadora y a veces con aplicaciones móviles también. 

La mayoría de estos programas ofrecen una versión gratuita y/o tarifas asequibles, por lo que son accesibles para todo tipo de organizaciones.

Estas son las principales ventajas de usar un software de gestión de proyectos:

Permite ganar tiempo

Una herramienta de gestión de proyectos centraliza toda la información en un solo lugar. Los miembros del equipo con acceso pueden ver en tiempo real el estado de las tareas y procesos que repercuten en su trabajo, sin necesidad de pararse a preguntar a otra persona.

De esta forma, la probabilidad de que se realice trabajo duplicado o se pierda el tiempo buscando información se minimiza de manera considerable.

Facilita la distribución de tareas

Frente a los «cuellos de botella», en los que de pronto se acumula la carga de trabajo porque no hubo una gestión de tareas previa, un software de gestión de proyectos sirve para optimizar el tiempo y los recursos disponibles.

En el panel de control de la herramienta, el gerente de proyecto puede visualizar las etapas del proyecto y las personas disponibles para trabajar en cada tarea, lo que le permite establecer prioridades y distribuir el trabajo de la forma más equitativa posible.

Agiliza la comunicación entre personas y equipos

Una señal de que necesitas una herramienta de gestión de proyectos es un volumen de correos electrónicos excesivo y difícil de gestionar en la bandeja de entrada. Estos programas incluyen tableros para organizar las conversaciones y notificaciones personalizadas, lo que facilita los intercambios y la visualización de los mensajes.

Naturalmente, al tratarse de plataformas en la nube, también resultan muy útiles para comunicarse con miembros del equipo que se encuentran en diferentes ubicaciones o en teletrabajo.

Recopila datos para mejorar la productividad

Una vez que el proyecto avanza, los software de gestión de proyectos avanzados permiten llevar un control de los recursos utilizados, tanto humanos como materiales, para comprobar si se corresponden con lo que estaba planificado o es necesario realizar correcciones.

Por ejemplo, algunos de estos programas incluyen herramientas de seguimiento del tiempo, control de costes, etc. Se pueden visualizar los indicadores de rendimiento (KPI) y tomarlos como referencia para mejorar su productividad.

Se integra con otras herramientas

Un software de gestión de proyectos no está pensado para funcionar de forma aislada. Lo normal es que ofrezca integraciones nativas con otras herramientas digitales para facilitar el trabajo.

Por ejemplo, es frecuente interconectar la herramienta con los calendarios virtuales de Google Drive o OneDrive, las plataformas de videoconferencias, sistemas de almacenamiento en la nube como Dropbox, otras herramientas de mensajería interna como Slack, correo electrónico, etc.

Ahora que ya tienes una noción básica sobre este tipo de plataformas, el artículo presenta una selección de 12 software de gestión de proyectos destacados en 2023.

1) Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla propiedad de la corporación Atlassian que se basa en el método Kanban («etiqueta» en japonés). Se caracteriza por su interfaz intuitiva y visual. En Trello, los proyectos se representan en forma de tableros a los que se añaden tarjetas, que representan las tareas que hay que realizar.

Las tarjetas incluyen una descripción de la tarea y pueden contener imágenes, enlaces, archivos adjuntos, listas de subtareas pendientes, plazos de entrega, etc. Estas tareas se pueden asignar a miembros de equipo, y los colaboradores pueden añadir comentarios y mencionar a otros miembros. De esta forma, se genera una conversación que todos los usuarios con acceso pueden consultar.

Los tableros de proyectos constan de varias columnas, que representan las fases de avance del trabajo: pendiente, en progreso, aprobación, finalizada… Según avanza una tarea, su tarjeta correspondiente se desplaza de una columna a otra. Por tanto, es muy fácil visualizar qué está hecho y qué queda por hacer en cada proyecto. No obstante, las relaciones de dependencia entre tarjetas deben gestionarse manualmente.

Trello ofrece una versión gratuita con bastantes prestaciones, que permite crear hasta 10 tableros por espacio de trabajo y tarjetas ilimitadas, así como acceder a la aplicación móvil para Android y iOS. Con las versiones de pago, es posible acceder a otras funcionalidades como los cronogramas de proyecto. Los planes de pago se facturan en función del número de usuarios. En definitiva, Trello es un software muy intuitivo, adecuado para proyectos que no alcanzan una complejidad excesiva.

2) Asana

Asana es uno de los software de gestión de proyectos más populares, centrado en el trabajo en equipo. Permite crear espacios de trabajo en los que se configuran tareas y se puede seguir su avance. Cada tarea tiene asignada una tarjeta a la que se puede añadir descripciones, etiquetas, comentarios… También es posible asignar tareas a miembros del equipo y establecer fechas límite para completarlas.

Los espacios de trabajo se pueden visualizar como tablero Kanban, pero también en forma de calendario (que puede articularse en sprints de proyecto), lista, recursos consumidos… Además, Asana ofrece la aplicación Instagantt para crear diagramas de Gantt en los que se representa el cronograma de los proyectos. Asana permite configurar relaciones de dependencia entre tareas de forma automatizada (es decir, bloquear el inicio de una tarea hasta que no se haya completado otra anterior). También se pueden crear proyectos privados a los que ciertos colaboradores o partes interesadas no tienen acceso.

Asana ofrece una versión gratuita amplia, con tareas y proyectos ilimitados, acceso para 15 miembros de equipo, vista de calendario y aplicación móvil para Android y iOS, entre otras ventajas. Es una herramienta que cuenta con una riqueza funcional considerable, pero esto también supone una mayor dificultad de uso que otras herramientas. Las versiones de pago de Asana se facturan con un precio mensual por cada usuario, lo que puede multiplicar el coste con equipos grandes.

3) Monday.com

Monday.com es una plataforma de software para las empresas en la nube que incluye el sistema de gestión de proyectos Monday Work Management entre sus servicios más destacados. Destaca por su facilidad de uso y por su interfaz intuitiva con un importante componente visual.

Como es habitual en este tipo de plataformas, a cada proyecto se le añaden tareas, que se asignan a usuarios concretos y pueden tener plazos de entrega. La visualización principal del panel de control de Monday.com es en forma de tablas, pero también se pueden agregar las vistas de tablero Kanban y cronograma de proyecto, así como importar hojas de cálculo de Google Sheets. 

En este software es posible configurar relaciones de dependencia entre tareas y automatizaciones para las tareas repetitivas.

Monday.com ofrece una versión gratuita limitada a tres tableros y dos usuarios, con aplicaciones para iOS y Android. Si pasas a una versión de pago, el precio se factura por usuario, por lo que la factura puede elevarse si tu equipo de trabajo tiene un cierto tamaño.

Por otro lado, Monday.com es una plataforma integral, por lo que podrás integrar la gestión de proyectos con la plataforma de CRM, recursos humanos, etc. y de esta forma centralizar herramientas.

4) Jira

Jira es un software de la corporación Atlassian centrado en la gestión de proyectos ágiles, es decir, los que pueden sufrir un volumen considerable de cambios mientras se desarrollan. En la metodología ágil, en lugar de dejarlo todo definido desde un primer momento, los proyectos se estructuran en etapas intermedias (también llamadas sprints), al final de las cuales se pueden implementar modificaciones de calado, redefinir el producto final, etc.

Jira es una herramienta optimizada para integrar esta metodología de trabajo. Además de las funcionalidades comunes como los tableros Kanban, los cronogramas, la asignación de tareas, las fechas de vencimiento, etc., Jira incluye opciones avanzadas para el seguimiento de problemas y personalizar los flujos de trabajo.

En definitiva, Jira es una herramienta particularmente útil para gestionar proyectos ágiles con cierta complejidad, como el desarrollo de software y otras iniciativas tecnológicas. Ofrece una versión gratuita, pero solo permite acceder a los recursos básicos. Los planes de pago se facturan en función del número de usuarios.

5) Notion

Notion es una herramienta de colaboración para tomar notas y compartir información en línea. Sin embargo, no debe confundirse con un simple bloc de notas virtual: tiene múltiples opciones para crear tablas, documentos dinámicos, configurar notificaciones, etc. Una de sus aplicaciones más populares es la gestión de proyectos.

Esta herramienta se caracteriza ante todo por su flexibilidad. En Notion puedes crear tu panel de control desde cero integrando los bloques de contenido que deseas: texto, imágenes, listas, tablas, archivos adjuntos…

Para facilitar esta tarea, Notion ofrece plantillas para diferentes usos. Las plantillas específicas de gestión de proyectos permiten visualizar las tareas en una tabla, tablero Kanban o diagrama de Gantt. Otras plantillas relacionadas sirven para crear listas de tareas pendientes, organizar un viaje de empresa o planificar ventas, por ejemplo.

Notion puede ser una opción adecuada si buscas un nivel de personalización elevado. Ofrece una versión gratuita bastante amplia y una aplicación móvil para Android y iOS, aunque no muy manejable según algunos usuarios. Tiene bastante integraciones con herramientas externas, pero entre ellas no se encuentran los calendarios en línea de Google y Outlook.

6) Wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos complejos. Está optimizado para la administración de proyectos a media o gran escala, con equipos de trabajo grandes, numerosas dependencias entre tareas y flujos de trabajo personalizados.

Este programa tiene herramientas potentes de análisis y automatización de tareas. Se puede definir una jerarquía de tareas compleja, con varios niveles de dependencias. El panel de control de Wrike se puede visualizar como tablero, diagrama de Gantt, vista de recursos, estadísticas, etc. También es posible dividir la pantalla para tener distintas vistas al mismo tiempo.

Otros recursos por los que destaca Wrike son sus herramientas de seguimiento del tiempo y facturación. Es una opción que se adapta a grandes empresas con un gerente de proyecto específico, aunque también puede servir para algunas pymes. Tiene una versión gratuita muy básica, sin acceso a la automatización de tareas ni a las vistas de calendario y analítica. Los planes de pago se facturan en función del número de usuarios.

7) Zoho Projects

Al igual que Monday.com, Zoho es un paquete de software integral para empresas en la nube con varios servicios, entre ellos gestión de proyectos. Por tanto, Zoho Projects es una opción particularmente interesante si te interesa integrar tu solución de gestión de proyectos con otras herramientas del ecosistema de Zoho, como el CRM, la plataforma de email marketing (Zoho Campaigns) y/o el servicio de atención al cliente (Zoho Desk). También se integra con numerosas aplicaciones externas y ofrece un chat interno.

Además de las funcionalidades básicas, como asignar tareas y establecer plazos de entrega, Zoho Projects ofrece servicios avanzados de automatización de los flujos de trabajo, seguimiento del tiempo y control de errores. Es una plataforma interesante para editar documentos de forma colaborativa y llevar un control exhaustivo de las versiones.

La versión gratuita de Zoho permite crear dos proyectos para tres usuarios; y acceder a recursos como la gestión de tareas, los diagramas de Gantt (solo lectura) y las apps para Android y iOS. Los planes de pago se facturan por usuario, pero son más económicos que los de Wrike.

8) Todoist

Todoist es una herramienta de gestión de tareas sencilla pero eficaz. Se basa en listas de tareas pendientes interactivas, y se le puede dar tanto un uso personal como en un equipo de trabajo pequeño o mediano.

Es posible asignar tareas a los miembros del equipo, establecer prioridades, plazos de entrega y recordatorios. Todoist tiene una interfaz intuitiva y minimalista que lo vuelve ideal para proyectos sencillos. Puede ser una opción apropiada si buscas una solución de gestión de proyectos fácil de usar, con la que te puedas familiarizar rápido. También ofrece extensiones para navegadores web e integraciones con el correo electrónico prácticas, así como una aplicación móvil bastante manejable.

Todoist ofrece integraciones variadas y una versión gratuita con 5 proyectos y 5 colaboradores en cada uno. Los planes de pago son bastante asequibles y se facturan sin tener en cuenta el número de usuarios.

9) ClickUp

ClickUp es un software de gestión de proyectos que ofrece opciones avanzadas de personalización y recursos para mejorar la productividad de los equipos de trabajo. Es una plataforma flexible que permite crear y configurar flujos de trabajo personalizados. Además, integra estadísticas, un chat interno y una funcionalidad específica de gestión de sprints para proyectos ágiles, entre otros recursos.

Esta solución de gestión de proyectos ofrece una galería de más de 1000 plantillas personalizables para usos variados: gestión de proyectos Scrum, planificación de un viaje de negocios, seguimiento de errores, árbol de decisiones, etc. A diferencia de otras herramientas de esta comparación, por el momento ClickUp no está disponible en español, sino en inglés.

La versión gratuita de esta herramienta permite crear tareas ilimitadas y acceder a la vista de calendario. Las suscripciones de pago se abonan según el número de usuarios. ClickUp puede ser una opción apropiada si te interesa la versatilidad y la automatización de tareas avanzada, aunque te cueste un poco más de tiempo y trabajo aprender a manejar la herramienta. Además, recuerda que es más difícil manejar las herramientas complejas desde una aplicación móvil.

10) Basecamp

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que se distingue por su facilidad de uso y su curva de aprendizaje rápida. Este software ofrece una interfaz de usuario intuitiva para crear y delegar tareas, compartir actualizaciones en tiempo real y generar conversaciones que agilicen el trabajo, así como un chat interno. Sin embargo, no permite acceder a funciones más avanzadas como dependencias entre tareas, automatización y asignación de recursos.

Esta plataforma es adecuada para una gestión de tareas sencilla y está especialmente adaptada a los equipos pequeños remotos o que emplean el teletrabajo. Basecamp no está disponible en castellano, hay que usarlo en inglés.

A diferencia de otras herramientas de esta comparación, Basecamp no ofrece una versión gratuita permanente, excepto para estudiantes y profesores acreditados. Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen un 10 % de descuento. Por otro lado, solo hay dos planes de pago, uno de ellos bastante económico, y ambos permiten acceder a todas las funcionalidades de Basecamp. Además, no se tiene en cuenta el número de usuarios para cobrar.

11) Microsoft Project

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos que forma parte del paquete ofimático Microsoft 365 (antiguo Office), aunque se factura aparte. Se trata de una herramienta que entra dentro de la gestión de proyectos ágiles y complejos, en los que es necesario introducir cambios frecuentes y establecer dependencias entre tareas, que pueden ser de varios niveles.

Todas las suscripciones de Microsoft Project permiten visualizar el panel de control en formato de cuadrícula, tablero Kanban o diagrama de Gantt. Destacan sus recursos para el seguimiento de proyectos a partir de cronogramas personalizados, con filtros, estimación de la duración de las actividades, secuenciación de tareas, etc. También incorpora herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de recursos.

Esta herramienta puede ser difícil de manejar para los principiantes y no ofrece versión gratuita. Los planes de pago se facturan según el número de usuarios. En cambio, se integra muy bien con otras herramientas de Microsoft 365 como las hojas de cálculo de Excel.

12) Podio

Podio es una plataforma de servicios a las empresas desarrollada por Citrix que destaca por su nivel avanzado de personalización. Con esta herramienta, los espacios de trabajo son bases de datos que construyes a tu medida a partir de una gran variedad de aplicaciones. Cada empresa configura sus flujos de trabajo según sus necesidades, que pueden incluir asignación y seguimiento de tareas, plazos de entrega, dependencias entre tareas, vistas de cronograma compartidas, etc. Otras funcionalidades, como los diagramas de Gantt, se añaden a través de extensiones.

La versatilidad de Podio permite integrar otros usos como una plantilla de CRM para gestionar las relaciones con los clientes. La herramienta incorpora formularios web que permiten conectar el sitio web de la empresa con los flujos de trabajo internos. Por ejemplo, es posible generar una tarea automática cada vez que un visitante envía un mensaje a través del formulario de contacto del sitio web de la empresa.

Por tanto, Podio es una herramienta adecuada para centralizar tareas muy distintas en un solo punto y gestionar grandes volúmenes de información. Ofrece una versión gratuita bastante limitada. Para acceder a la automatización, los informes y otros recursos, es necesario suscribirse a uno de los planes de pago, que se facturan según el número de empleados con acceso.

Un software de gestión de proyectos a tu medida

El objetivo número uno de los software de gestión de proyectos es facilitar la organización del trabajo. Por tanto, es imprescindible que los miembros del equipo se sientan cómodos con ellos tras un periodo de adaptación. Para alcanzar este objetivo a corto o medio plazo, suelen ser dos los factores principales que hay que equilibrar: la facilidad de uso y la complejidad del proyecto.

Algunas herramientas de esta comparación —como Trello y Todoist— priorizan la sencillez, por lo que serán adecuadas para equipos pequeños o medianos que necesitan ante todo agilidad. En cambio, en otros proyectos, el gerente de proyecto y los miembros del equipo deben gestionar información y tareas más complejas, por lo que estarán dispuestos a invertir más tiempo en familiarizarse con una herramienta más avanzada —como Jira o Wrike—.

La implantación de una solución de proyectos adecuada abre la puerta a una colaboración efectiva y una mejora de la productividad demostrable. Si sientes que necesitas «poner un poco de orden» en tus procesos internos, estas herramientas de colaboración están pensadas para ti.

Los procesos externos también necesitan gestión

Las herramientas presentadas son en su mayoría plataformas para gestionar procesos internos de un negocio, tales como asignación de tareas y la colaboración entre equipos. Sin embargo existen muchos tipos de proyectos, y algunos también precisan obtener procesos externos más ágiles. 

Entre las herramientas ya nombradas, Monday.com  y Zoho cuentan con herramientas de CRM. Es decir, son útiles para gestionar procesos externos, especialmente en el área de relaciones con clientes (o CRM en inglés).

Una plataforma de CRM integral, te permite gestionar las relaciones con tus clientes en un solo lugar. Desde responder mensajes de varias aplicaciones en un mismo sitio, hasta concertar reuniones con clientes y hacer un seguimiento de tus negociaciones. Algunos ejemplos de CRM son:

Monday.com 

Como ya se ha mencionado, Monday.com cuenta con un software de gestión del trabajo, así como con un CRM  de ventas. De esta manera, puedes gestionar desde el mismo lugar las tareas con tu equipo, y seguir los procesos del ciclo de cliente en un mismo lugar. 

Por tanto, las áreas que cubre son los procesos internos y el área de ventas de un proyecto.

SugarCRM

Los expertos mencionan SugarCRM entre una de las mejores herramientas de CRM más completas del mercado.Permite gestionar el marketing, ventas y servicio al cliente de un negocio. Por tanto, te permite llevar a cabo campañas de marketing, automatizaciones y otro tipo de aplicaciones que destacan por su flexibilidad. 

Por tanto, está enfocada en procesos externos de tu proyecto. Para procesos internos, puedes usar una de las 12 herramientas mencionadas arriba. 

Brevo

Brevo se define como una plataforma de CRM integral, y cuenta con estos servicios: una plataforma de marketing, una plataforma de ventas, emails transaccionales, y una plataforma de conversaciones en un solo lugar.

Esta herramienta permite la colaboración de equipos y gestión de tareas. Sin embargo no debe confundirse con herramientas como Wrike o Notion. Cuenta, por ejemplo, con una bandeja de entrada universal en su plataforma de ventas a la que todo el equipo tiene acceso, pero no es una herramienta enfocada a asignar tareas de un proyecto.

Las herramientas de gestión te permiten ser más productivo

Ahora ya cuentas con todo lo necesario para gestionar los procesos internos y externos de tu negocio. Sea cual sea la herramienta que escojas, lo que resulta claro es que una solución de proyectos adecuada a mejora de la productividad demostrable.

Si sientes que necesitas «poner un poco de orden» en tus procesos internos y externos, estas opciones te pueden ayudar.