¿Dedicas mucho tiempo a gestionar citas con los clientes por email o por teléfono? Un software de gestión de citas en la nube lo hace todo más fácil.
Cuantos más prospectos y clientes tiene una empresa, más se complica la interacción con ellos, sobre todo a la hora de programar citas o reservas. Pero para eso están las herramientas de cita previa online.
Estos programas permiten a tus clientes y prospectos reservar, modificar y cancelar fácilmente sus citas a través de Internet.
Te contamos cuáles son las mejores herramientas online para agendar citas y si salen rentables para tu negocio.
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Tabla de contenidos
¿Qué es un software de gestión de citas?
Un software de gestión de citas es una aplicación que permite a los clientes reservar cita directamente en el sitio web de una empresa o mediante un enlace a la página de reserva.
De esta forma, no es necesario concertar citas por email o por teléfono. Es como si tuvieras un asistente virtual. Reservar citas con una herramienta así es eficiente, ya que clientes y prospectos pueden elegir entre las fechas y horas disponibles, así como cambiar la cita o cancelarla sin tener que contactar con el servicio de atención al cliente.
Estas herramientas se pueden usar de muchas formas. Sirven tanto para B2C como B2B: ya sea para pedir cita en una peluquería, para reservar mesa en un restaurante o agendar una llamada comercial (como una demo de software). Con un sistema de cita previa online es más sencillo ponerse en contacto con tu negocio.
Básicamente, una plataforma de gestión de citas te permite mejorar tu relación con los clientes y aumentar tu volumen de negocio. Por ejemplo, un motor de reservas encaja perfectamente en el abanico de herramientas de marketing (newsletters, SMS u otras) y puede ser útil para todo tipo de negocios: desde hoteles hasta administradores de spas, pasando por comercios electrónicos o agencias.
¿Qué funcionalidades tiene un programa para agendar citas?
Una herramienta para agendar citas puede ayudarte a optimizar muchos procesos.
Aunque las funcionalidades que te ofrecen estos programas varían de un proveedor a otro, la mayoría tiene las siguientes funciones básicas.
Reserva de citas
Por supuesto, estas herramientas permiten a los clientes pedir cita. ¿Cómo? Gracias a un widget en tu página web o mediante un enlace específico que puedes usar en diferentes plataformas (por ejemplo, en las redes sociales).
Cuando los clientes hacen clic, se abre un calendario virtual en el que pueden elegir una de las fechas y horas disponibles. Una vez elegidas, reciben una confirmación de la cita. Esto siempre será más fácil que hacerlo por email, SMS, WhatsApp o teléfono.
Sincronización con tu calendario
Seguro que ya utilizas un calendario donde apuntas tus citas más importantes, las ausencias, etc.
Si tuvieras que pasar estos datos manualmente a tu herramienta de cita previa online, tardarías horas. Por eso, la mayoría de estas herramientas ofrece integraciones que permiten sincronizarlas con el calendario de Google o el de Outlook, por ejemplo.
Organización de reuniones
Más importante que reservar una cita es cómo vamos a llevar a cabo la reunión con el cliente. Por eso, muchos sistemas de cita previa te permiten celebrar reuniones online directamente.
Normalmente estas reuniones se hacen con plataformas que ofrecen integraciones, como por ejemplo Microsoft Teams o Google Meet, o a través de una herramienta de videoconferencia integrada.
Esta funcionalidad puede ser útil para presentar una demo del producto, asesorar a tus clientes en tiempo real, etc.
Envío de recordatorios
Para planificar con eficacia tu trabajo, debes asegurarte de que tus clientes se presenten en la fecha y hora acordadas.
Los recordatorios automáticos por email o SMS están para eso, para evitar que tus clientes falten a las citas. Muchos sistemas de gestión de citas en la nube también permiten cambiar o cancelar las citas con un solo clic, lo que reduce las cancelaciones de última hora.
Ventajas de un software para agendar citas
Una aplicación que permita reservar citas a tus prospectos y clientes te puede hacer la vida mucho más fácil.
Si optas por una herramienta así y la usas de forma sistemática, verás beneficios como los siguientes:
Ahorro de tiempo
Sin un módulo de reservas, los clientes que quieran una cita tendrán que llamar por teléfono o enviar un email a la empresa. Además, a la hora de cambiar o cancelar una cita, tendrían que contactar de nuevo con la empresa. Esto significa pasar tiempo al teléfono o esperar con incertidumbre a recibir la confirmación por email.
Por otra parte, la empresa tiene que consultar la agenda y elegir nuevamente día y hora. Esto no solo lleva tiempo, sino que también da pie a citas duplicadas por error.
Con una herramienta para reservar cita online, te ahorras estos inconvenientes. Lo mismo ocurre cuando pasas las citas manualmente al calendario y cuando envías recordatorios.
En resumen, un software de este tipo te ahorra un tiempo muy valioso y te permite trabajar de forma más eficiente.
Mayor satisfacción del cliente
Con un software de gestión de citas, estás dando más autonomía a tus clientes.
Ya no tendrán que esperar al teléfono ni escribirte un email. Además, podrán elegir la fecha y la hora que más les convenga y, por lo tanto, podrán planificar su tiempo con mayor flexibilidad.
En estos tiempos en los que abundan las SaaS, el comercio electrónico y las operaciones en la nube, nos hemos acostumbrado a hacerlo todo online. Si atiendes a las necesidades y expectativas actuales con un software así, tendrás clientes más satisfechos.
Más leads y más clientes
Las herramientas de reserva de cita funcionan 24 horas al día, los 7 días de la semana. Los usuarios pueden concertar una cita por Internet cuando lo deseen. Esto, para la empresa, significa que dejará de perder prospectos.
Además, hoy en día, la gente quiere ponerse en contacto con las empresas de forma rápida y sencilla. Si tienen que elegir entre dos, y solo una de ellas ofrece la posibilidad de agendar citas online, muchos preferirán esta.
Por lo tanto, un software para gestionar citas te ayudará a conseguir leads y convertirlos en fieles clientes.
Mejor organización
El cuarto beneficio es obvio: cuando optimizas tu sistema de gestión de citas, todo estará mejor organizado.
Te sentirás menos estresado y podrás invertir recursos en tareas más importantes, como campañas de marketing mediante email o notificaciones push.
Comparativa: los 5 mejores programas para reservar cita online
Si alguna vez has investigado herramientas como estas en la Web, te habrás encontrado un montón. Es fácil perderse entre tantas opciones.
Por eso, en esta comparativa, hemos seleccionado cinco de los mejores sistemas de gestión de citas:
1. MeetFox
Precio: gratis. La versión Pro incorpora funciones adicionales a partir de 10 dólares por usuario/mes.
La primera herramienta de reserva de citas es MeetFox.
Puedes integrar MeetFox con la plataforma que tú elijas. De este modo, puedes llegar a tu público allí donde se encuentre, ya sea en Instagram, LinkedIn, el buscador de Google o tu sitio web. Así, los usuarios que acaban de conocer tu perfil de Instagram pueden, por ejemplo, reservar una cita contigo con un solo clic.
MeetFox también ofrece funciones como sincronización de calendarios, envío de recordatorios automáticos e integración con Slack, WordPress y muchas otras herramientas.
Se distingue de otras herramientas por dos características. Por un lado, la posibilidad de realizar videollamadas directamente en tu navegador, sin que tengas que descargar un software externo. Por otro, puedes realizar pagos a través de la plataforma, por ejemplo, si solicitas pagos por adelantado para reservar una cita.
MeetFox es la solución perfecta para pequeñas y medianas empresas que buscan un software de reservas sencillo y potente.
2. SimplyBook.me
Precio: 50 reservas/mes gratuitas y 100 reservas a partir de 6,70 euros/mes.
La siguiente de la lista es SimplyBook.me.
Puedes integrar la herramienta en tu sitio web con un widget, o bien crear una página web con las plantillas disponibles y dirigir a ella a los usuarios a través de un enlace en las redes sociales o en Google.
Por lo demás, SimplyBook.me te ofrece tanto funciones básicas (recordatorios automáticos, diversas integraciones, etc.) como avanzadas. Entre ellas, la creación de formularios de registro para que los usuarios puedan introducir sus datos al hacer la reserva o el envío de correos electrónicos.
SimplyBook.me ofrece una versión gratuita, pero está limitada a 50 reservas al mes y solo permite utilizar las funciones más básicas.
3. Calendly
Precio: gratis. Plan Essentials a partir de 8 dólares/mes.
Uno de los programadores de citas más conocidos es Calendly. La herramienta puede integrarse directamente en tu sitio web o usarse como un widget emergente. Funciona tanto en navegador como en dispositivos móviles, e incluso puedes integrarla en tu CRM.
Calendly también ofrece funciones de automatización muy interesantes. De este modo, no solo puedes definir situaciones para enviar recordatorios y confirmaciones de citas, sino que también podrás automatizar el envío de emails de seguimiento y encuestas después de una cita.
También puedes asignar automáticamente las citas reservadas a los miembros del equipo que estén disponibles.
4. Timify
Precio: gratis. Plan Premium a partir de 25 euros/mes.
Con Timify (antes era TerminApp), tus prospectos y clientes pueden reservar citas a través de un widget o escaneando un código QR.
Pero la herramienta también sirve como calendario. Así que, en vez de integrarla, por ejemplo, con tu calendario de Google, puedes anotar todas las citas de la empresa directamente en el calendario de Timify.
Timify cuenta con una gran variedad de integraciones, por lo que es posible realizar pagos a través de la herramienta o reservar citas directamente en Google Maps.
También es interesante la opción de reservas para grupos. Si, por ejemplo, impartes un curso con un número limitado de participantes, puedes establecer este límite en la plataforma.
5. Reservio
Precio: gratis hasta 40 reservas al mes. Plan Standard, por 13,85 euros/mes.
Reservio es una de las soluciones de reserva online más populares. Es un poco menos completa que las demás herramientas de la lista, pero sigue ofreciendo funciones básicas, como notificaciones por email o sincronización con los calendarios de Google, entre otras.
Sigue siendo una herramienta eficaz para programar citas y mejorar tu atención al cliente.
