octubre 26, 2020

Cómo enviar correos masivos con Gmail y Outlook

Tiempo de lectura 21 min
como enviar correos masivos

Los proveedores como Gmail y Microsoft Outlook pueden ser muy buenos para enviar emails personales, pero ¿qué sucede cuando necesitas enviar correos electrónicos a un gran número de receptores? En este artículo, te mostraremos cómo enviar correos masivos con Gmail y Outlook y te explicaremos por qué es mejor usar un email marketing software en específico.

El envío masivo de correos puede ser una manera rápida, flexible y rentable de llegar a nuevos clientes y retener los que ya tienes. Pero ten cuidado porque puedes acabar en la bandeja de correo basura de tus lectores. 

La herramienta más eficaz para gestionar estos envíos es una plataforma específica de email marketing que facilite la segmentación. Puede que algunas empresas piensen en enviar correos masivos con Gmail o Outlook en un esfuerzo por ahorrar costes. Aunque técnicamente es posible, hay que ser conscientes de que estas plataformas no se diseñaron para eso y por ello tienen sus límites.

Te recomendamos ampliamente que aunque envíes un solo correo electrónico a una gran cantidad de contactos, busques un programa para enviar correos masivos (o también conocido como bulk email software) confiable.

Si lo que buscas es enviar varios correos desde Gmail o Outlook considera que esta es la forma más rápida de acabar como spam y que hay otras soluciones gratuitas para tener mejores resultados.

¿Buscas enviar correos masivos gratis y aumentar tus conversiones?

No es necesario tener conocimientos de diseño, con Sendinblue puedes crear tus correos en unos cuantos pasos y ¡enviar campañas a contactos ilimitados! ?

 

Quiero crear correos masivos sin costo

En este artículo, podrás descubrir:

  • Qué es el envío masivo de correos
  • Cómo enviar correos masivos con Gmail y Outlook
  • Por qué no son la mejor opción para estos envíos
  • Cuál es el mejor programa para envío de correos masivos

¿Estás listo/a? ¡Vamos allá!

¿En qué consiste el envío de correos masivos?

Los correos masivos se envían a un grupo considerablemente grande de destinatarios que generalmente está interesado en recibir alguna información. Esto es, en esencia como la pesca, se lleva a cabo con la esperanza de que el lector realice alguna acción como comprar, visitar un sitio, descargar algún material, etc.

Para evitar ser spam el email masivo debe estar basado en permisos opt-in, donde los destinatarios pueden registrarse libremente para recibir futuras comunicaciones.

Además de esto, es importante no abusar de estos correos. Recibir emails toooodo el rato puede resultar irritante para el lector, y puedes acabar en la temida bandeja SPAM.

No solo se trata de cuidar la cantidad sino también de la calidad de tus correos. Si tu línea de asunto no logra el objetivo de llamar la atención para que se abra el correo electrónico, esto puede dañar tu reputación y esto implica ser enviado automáticamente al correo basura en tus futuras campañas.

Cómo enviar correos masivos con Gmail

Gmail ofrece la posibilidad de enviar correos masivos con la ayuda de Google Drive. Este es el procedimiento:

1. Abre un nuevo documento de Google y redacta tu email

2. Abre una hoja de cálculo de Google (Google Sheets)

3. Haz clic en Complementos y después en Descargar complementos (si lo usas en inglés: Add-ons > Get add-ons).

4. Busca el complemento Yet Another Mail Merge y descárgalo gratis.

5. De nuevo en la hoja de cálculo, selecciona Complementos > Yet Another Mail Merge > Iniciar combinación de emails

6. Elige si quieres importar tus contactos directamente a través de Gmail o añadir las direcciones manualmente

7. Introduce el nombre del remitente y selecciona el borrador de tu correo (el primer documento que abriste)

8. Haz clic en Enviar X emails (según el número de correos que tengas previsto enviar)

Cómo enviar correos masivos con Outlook

Outook te permite enviar correos masivos a tus contactos en seis pasos sencillos:

1. Abre Word y escribe tu email

2. En Word, abre la sección Correspondencia

3. Haz clic en el menú Iniciar combinación de correspondencia y después en Mensajes de correo electrónico en el menú desplegable

4. Haz clic en Seleccionar destinatarios y elige entre tres opciones:

a.Escribir una nueva lista, donde introduces los datos de los contactos de forma manual en un nuevo cuadro de diálogo

b.Usar una lista existente, que te permite seleccionar un archivo .csv (Excel) de tu ordenador. Será necesario tener preparado el archivo .csv con anterioridad, con los datos organizados en tres columnas: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico

c.Elegir de los contactos de Outlook. Seleccionas manualmente las direcciones entre tus contactos de Outlook

5. Una vez que los contactos estén seleccionados, haz clic en Finalizar y combinar y después en Enviar mensajes de correo electrónico

6. En la ventana emergente del correo, escribe la línea de asunto y después haz clic en Aceptar

Ambos métodos parecen sencillos, ¿verdad? Ahora vamos a ver por qué no es tan buena idea utilizarlos.

Por qué es mala idea el envío masivo de correos con Gmail y Outlook

Gmail y Outlook son excelentes plataformas si envías correos electrónicos individuales o a un número reducido de personas. Sin embargo, si te estás planteando usar el email como herramienta de marketing en tu negocio te aconsejamos evitarlos.

Es cierto que te pueden ahorrar un poco de dinero a corto plazo, pero con el tiempo tu progreso se verá obstaculizado por las siguientes limitaciones:

Envíos diarios limitados con Gmail y Outlook

Gmail limita a 500 el número de emails que se pueden enviar y recibir en un periodo de 24 horas, y el número máximo de receptores también se limita a 500. Outlook es aún más restrictivo y solo permite enviar 300 correos electrónicos al día.

Para cualquier negocio que trabaje con listas de suscriptores, los 500 contactos se alcanzan con bastante rapidez, aunque se trate de una pequeña empresa. Puedes verte en la necesidad de preparar listas de suscriptores diferenciadas y enviar los correos electrónicos en distintos días, lo que no es muy eficaz y consumiría tu tiempo de forma considerable.

En cuanto llegas al límite, tienes que esperar 24 horas completas antes de volver a enviar correos. Cuando hay otros emails importantes que tienes que enviar o te piden una respuesta urgente, las molestias se vuelven importantes.

Problemas con la entrega

Los emails masivos enviados desde servicios de correo web como Outlook, Gmail o Yahoo tienen más probabilidades de ser catalogados automáticamente como spam por las cuentas receptoras. Los dominios de correo gratuitos están concebidos para un uso personal, por lo que consideran sospechosos los envíos masivos a muchos destinatarios.

En el caso de Gmail las normas para regular los correos masivos son estrictas. Google desactivará temporalmente tu cuenta si tus emails se marcan como spam, si envías muchos correos a direcciones de email no válidas o a partir de una cierta proporción de mensajes no entregados correctamente.

Si tu dirección de remitente finaliza en @gmail.com, @outlook.com, etc., las probabilidades de que tus correos lleguen a la bandeja de entrada del destinatario serán aún menores.

Además, desde el punto de vista de la reputación, tampoco se considera muy profesional una dirección de empresa con un dominio de email gratuito como Gmail o Yahoo. Para los envíos de marketing, siempre será más apropiado un dominio propio (es decir: correo@tuempresa.com).

Posibilidades de diseño limitadas

Resulta complicado captar la atención del lector y efectuar llamadas a la acción con los correos de Gmail o Outlook, que son creados con un editor de textos bastante sencillo. En el caso de Gmail, si quieres añadir gráficos, colores o elementos corporativos a un correo electrónico tendrás que recurrir a complementos y extensiones de Chrome.

Los diseños de correos electrónicos para email marketing han evolucionado mucho en los últimos años. Puedes comprobarlo con estos ejemplos, que muestran solo una parte de las abundantes posibilidades visuales que tienes a tu disposición. Un email de marketing formado solo por texto no tiene muchas posibilidades de generar impacto en tu audiencia.

¿Por qué merece la pena invertir en una herramienta de email marketing envés de enviar correos masivos desde gmail o outlook?

El correo electrónico sigue siendo el canal más rentable para el marketing, con un retorno medio de $32 por cada $1 invertido. Sin embargo, para sacar partido al potencial del email marketing, necesitas tener una buena estrategia e invertir en un servicio específico como Sendinblue, porque Gmail y Outlook no se diseñaron para enviar correos masivos.

Existen muchas plataformas de email marketing con distintas ofertas de servicios y precios. Para encontrar la que mejor se adapta a tus necesidades, puedes consultar nuestra guía de herramientas de email marketing.

Estas son algunas cosas que puedes conseguir con Sendinblue y no puedes lograr con Gmail o Outlook:

1 – Lograr que tus emails lleguen al correo de tus destinatarios. 

Cuando envías emails a través de tu correo electrónico, generalmente utilizas el servidor SMTP de tu proveedor: Gmail, Hotmail, etcétera. Estos servidores no están configurados para el envío de correos masivos. De hecho, proveedores como Gmail o Hotmail imponen cuotas de envío en correos electrónicos.

Además de las limitaciones en el volumen de correos electrónicos, el hecho de que estos servidores no estén diseñados para enviar correos electrónicos masivos puede tener un impacto significativo en la capacidad de entrega de tus emails.

Llegar a la bandeja de entrada es un verdadero desafío, sobre todo cuando sabemos que a nivel mundial, la tasa de capacidad de entrega es solo del 78%, según el barómetro de Return Path. 

Para optimizar tus oportunidades de llegar a la bandeja de entrada, es necesario autenticar al remitente a través de la firma SPF o DKIM, lo cual no es posible con proveedores como Outlook o Gmail. Esto explica, en parte, por qué la capacidad de entrega de los correos electrónicos masivos con estos proveedores no es buena. 

2 – Análisis de resultados: tasa de apertura, tasa de clics, etc.

Obtener estadísticas es sumamente importante en el email marketing, ya sea para :  

  • Saber si el email ha llegado a todos los destinatarios 
  • Evaluar el éxito de una campaña a través de indicadores como la tasa de apertura y la tasa de clics
  • Enriquecer el conocimiento en la lista de contactos
  • Realizar segmentaciones más eficaces

Medir el rendimiento de tus campañas es fundamental para una buena estrategia de email marketing. Después de enviar los correos electrónicos, necesitas saber si se entregaron correctamente, cuántas personas los abrieron, cuántas hicieron clic en los enlaces, etc. De esta forma podrás evaluar tu estrategia y analizar qué aspectos están funcionando bien y cuáles necesitas mejorar.

Ni Gmail ni Outlook te ofrecen herramientas de análisis, mientras que un servicio de email marketing te muestra todos los indicadores clave como la tasa de apertura, de clic, de retorno, etc.

3 – Gestionar la cancelación de suscripción

La gestión manual de las cancelaciones es muy complicado y tedioso. Es difícil garantizar que todas las demandas de cancelación sean tomadas en cuenta.

Desde el punto de vista técnico, una cancelación de la suscripción que no se tiene en cuenta es un riesgo para tu capacidad de entrega. Si el usuario pone tu mensaje en correo no deseado durante tu próxima campaña de marketing por correo electrónico, te será dificil administrar tus listas de bajas desde Gmail y esto puede dañar significativamente tu reputación.

4 – Diseñar fácilmente tu newsletter

Editar el código HTML de un email es un ejercicio muy particular. De hecho, hay muchas reglas específicas para el diseño HTML o CSS de un correo electrónico.

Asimismo, el diseño de un correo electrónico comercial no siempre es fácil. Dependiendo de la dirección del destinatario, el mensaje aparecerá en un formato diferente.

La cuestión del diseño de página es tan compleja que actualmente es necesario que que el email se adapte al formato de teléfono, tableta y laptop.

Un software de calidad como Sendinblue te permite utilizar un editor de diseño responsivo, con la finalidad de que tus emails se adapten a todo dispositivo, así como de previsualizar tu email en diferentes correos electrónicos y diferentes soportes, antes de que envíes tu correo.

5 – Evitar las listas de bloqueo de remitentes

Sendinblue se esfuerza en proteger la reputación de remitente de sus clientes y se asegura de que los emails enviados con la plataforma no entren en listas de bloqueos.

Las nuevas cuentas siguen un proceso estricto de validación que garantiza la seguridad y la entrega para todos usando las direcciones IP compartidas de Sendinblue.

Como su nombre indica, una dirección IP compartida es la que utilizan varios usuarios. Es una opción más barata para empresas que envían un volumen limitado de emails, pero hay un riesgo: si la reputación de un usuario disminuye, la IP completa se ve afectada.

Con Sendinblue tienes la tranquilidad de que se toman medidas eficaces para proteger la reputación de las IP compartidas (lo que no es el caso en todos los servicios de email marketing).

Para empresas con campañas de emailing grandes, Sendinblue ofrece una dirección IP dedicada, que permite mantener un control absoluto sobre la reputación del remitente. Recuerda que mantener una buena reputación como remitente evitando las listas de bloqueos es una garantía para que todos tus correos electrónicos se entreguen correctamente.

6 – Cumplimiento del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una regulación de la UE que establece una serie de normas para recopilar y usar los datos personales de los ciudadanos, incluyendo la dirección de correo electrónico.

Antes de enviar campañas de email B2C, necesitas que el receptor te dé personalmente su permiso (lo mejor es hacerlo mediante un proceso de doble opt-in). También es necesario incluir la opción de anular la suscripción en todos los correos electrónicos que envíes.

Por tanto, si quieres enviar correos masivos con Gmail o Outlook, tendrías que revisar manualmente que todos los suscriptores de tu lista hayan dado su consentimiento y actualizar la lista antes de cada envío, eliminando a quienes hayan anulado la suscripción. Esto va a suponer mucho tiempo y un pequeño error podría suponer una infracción legal.

Sendinblue está equipada con varias funcionalidades que garantizan el cumplimiento del RGPD, como formularios de suscripción con doble opt-in para obtener el consentimiento y enlaces para cancelar la suscripción en todos los emails. Además, todas las suscripciones anuladas y los rebotes duros se eliminan automáticamente de tu lista de contactos.

Usar un servicio optimizado para cumplir con las mejores prácticas del RGPD te ahorrará tiempo y preocupaciones.

7- Emails atractivos y segmentados

Enviar correos electrónicos con un diseño elegante y profesional ayudará a tu marca a generar confianza.

Un buen servicio de email marketing está equipado con recursos para diseñar correos electrónicos profesionales con facilidad. Sendinblue te ofrece acceso a una galería de plantillas de email responsive y un editor intuitivo de soltar y arrastrar para diseñar emails de calidad sin necesidad de ser un/a experto/a en diseño gráfico ni en programación.

Las composiciones con varias imágenes, los botones que redirigen a landing pages específicas o una visualización optimizada para móviles son aspectos que pueden mejorar enormemente tus resultados de email marketing. Pero no los encontrarás en Gmail ni en Outlook.

Otro aspecto clave de una estrategia de email marketing eficaz es la segmentación de contactos. Es decir, en lugar de enviar los mismos correos electrónicos a todos tus receptores, segmentar los envíos en función de atributos como la apertura de un correo anterior, la fecha de la última compra, etc.

Sendinblue, además de gestionar las suscripciones en tiempo real cumpliendo el RGPD, te permite establecer procesos de marketing automation para crear listas de correo específicas con los contactos que cumplen unas condiciones determinadas.

Beneficios del envío de correos masivos

1. El correo puede ser masivo pero personalizado

En lugar del vago saludo que acompaña a la mayoría del mensajes promocionales enviados por correo, se puede utilizar un software especializado para crear un mensaje personalizado con el nombre de la persona que va a recibir el mensaje.

Esto hace que los clientes se sientan como un únicos en lugar de ser solo otro miembro de las masas.

2. Construyen confianza

El envío de boletines periódicos y con contenido de valor ayuda a generar confianza y a estar presente en la mente de tus lectores.

Aunque su nombre indique, al enviar mensajes de forma masiva no pierdes la posibilidad de ser específico y personalizado. Esto puede ayudarte a construir relaciones más significativas con tus clientes.

3. Mensajes en tiempo real y directos

Con el soporte de los softwares de email marketing, puedes enviar tus mensajes a la persona indicada y en el momento adecuado . Esto puede ser muy útil, por ejemplo, para ofertas del día.

4. Comunicación frecuente

Los servicios de envío de correos masivos te permiten seguir conectado con tus clientes. Esto hace posible informar a tus clientes qué está pasando en tu empresa o qué tienes de nuevo para ofrecerles.

Y no solo eso, además los clientes pueden contestarte de manera privada y directa y cuando quieran ya que pueden guardarse el email.

¿Estás listo(a) para enviar correos masivos?

Sendinblue es un programa para enviar correos masivos y más ?

Prueba Sendinblue

¿Cuál es el mejor programa para enviar correos masivos?

Afortunadamente no estás solo al momento de enviar una campaña de correo masivo. Existen numerosas herramientas de email marketing que te harán mucho más fácil el camino.

Cuando se toma la decisión de utilizar un servicio de envío de correos masivos, la administración de las listas deja de ser un problema.

La herramienta se encargará de agregar nuevos contactos a tu lista, rastrear correos que no se pueden entregar y así poder borrar aquellos de quienes desean cancelar la suscripción. Al no tener que ocuparte de todas esas tareas, ahorrarás una gran cantidad de tiempo y energía.

Para aquellos que tienen solo unos “pocos” cientos de contactos, puede ser abrumador tratar de manejarlos todos. Al utilizar este tipo de programa para enviar correos masivos, puedes evaluar fácilmente tu desempeño en marketing.

La clave de una campaña de email marketing efectiva es medir los resultados. Saber qué es lo que está leyendo el destinatario, si están reenviando el correo, si están abriendo tu correo en primer lugar o qué es lo que más convierte dentro del correo, son aspectos claves a la hora de optimizar tus campañas y mejorar tu reputación de envío.

Rastrear esta información es más fácil que nunca gracias a los servidores de email marketing. Una herramienta profesional puede proporcionarte una gran cantidad de información sobre qué tan bien está funcionando tu campaña de marketing.

El mejor programa para enviar correos masivos te debe ofrecer:

1) Simplicidad para enviar tus correos masivos

Es importante que la herramienta de email marketing sea simple e intuitiva, es decir; no debería haber necesidad de conocimientos técnicos y códigos HTML (pero sí disponibles para los que necesitan hacer diseños más avanzados).

La mayoría de las personas que llevan a cabo campañas de email marketing no son expertos en informática y no quieren perder tiempo aprendiendo en saber cómo funciona una aplicación.

Si no puedes usarlo, busca otro. La aplicación debe ayudar a hacer el trabajo, para así poder dedicar tiempo a la campaña y no a los detalles técnicos de funcionamiento.

2) Links de cancelación

Hay ciertos detalles que no puedes omitir en tus correos y uno de ellos es el enlace de cancelación, que además, es obligatorio por ley. Todas las plantillas deben tener uno y gracias al software, puedes hacerlo fácilmente.

3) Capacidad de entrega

Un software de correo masivo garantiza que tus campañas sean entregadas. Por lo tanto, debes elegir una plataforma confiable y con experiencia para asegurarte de que tus campañas no terminen como spam.

4) Segmentación de base de datos

Un programa para enviar correos masivos te permite tener una base de datos de correo perfectamente segmentada.

Esto significa dividir la base de datos de contactos en listas según intereses, edad, género, área geográfica, etc. Gracias a esta segmentación, puedes ajustar mejor las campañas y llegar a las personas adecuadas.

5) Plantillas

Las plantillas son muy útiles a la hora de crear campañas. Es importante que la aplicación tenga una amplia gama de plantillas prediseñadas. De esta manera, puedes crear una invitación para un evento o desear a tus destinatarios un feliz Día de la Madre.

6) Plantillas responsivas

Las plantillas deben tener un diseño responsivo, lo que significa que deben verse en cualquier dispositivo. Ten en cuenta que el 71,2% de los usuarios lee los correos electrónicos desde el móvil, por lo que un diseño responsivo es esencial.

7) Programación de campañas

El momento en que se envía un correo influye en la efectividad de las campañas, por lo que es importante programar la hora y el día.

8) Tests A / B

«No sé qué asunto utilizar». Hacerse preguntas sobre la campaña es normal y es por eso que hay una extensión del Test A / B disponible que permite enviar dos versiones para la misma campaña y que puede evaluar la eficiencia de cada una.

El concepto que obtiene mejores resultados se envía al resto de la base de datos.

9) Resultados

Un software para envío masivo de correos genera automáticamente estadísticas que muestran el impacto y el rendimiento de las campañas.

Gracias a este análisis, puedes revisar tus campañas y descubrir en qué necesitas concentrarte la próxima vez. Además, la aplicación debe integrarse con otras para ayudarte.

¿Estás listo(a) para enviar correos masivos sin ser spam?

Sendinblue es un software para envío masivo de correos y más ?

Prueba Sendinblue

Prueba Sendinblue gratis para gestionar tus envíos masivos

En definitiva, ya has visto que puedes enviar correos masivos con Gmail o Outolook. Pero una cosa muy distinta es que debas hacerlo. De hecho, te recomendamos encarecidamente evitarlo. 🙂

Tanto si tu empresa es pequeña como si ya tiene un cierto volumen de contactos, contar con una plataforma de email marketing optimizada para envíos masivos se traducirá en emails más profesionales, mejores tasas de entrega y, por tanto, mejores resultados.

La versión gratuita de Sendinblue te permite enviar hasta 9000 emails al mes (300 al día) disfrutando de las principales funcionalidades de la plataforma:

  • Herramienta de diseño de emails de soltar y arrastrar
  • Galería de plantillas de correos electrónicos
  • Contactos ilimitados y segmentación avanzada
  • Formularios de suscripción opt-in que puedes integrar en tu sitio web
  • Email automation
  • Análisis de rendimiento de campañas

Si tu lista de contactos crece más rápido de lo esperado, siempre podrás pasarte a uno de nuestros planes de pago. Encontrarás más información en nuestra página de planes de precios.

Para no perderte más contenidos como este artículo, ¡inscríbete a nuestra newsletter mensual o síguenos en Twitter!

¿Listo(a) para llevar tu marketing a otro nivel?

Elimina el estrés de tu trabajo con una solución diseñada para ti!

Comienza gratis