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El checklist para cumplir con el RGPD. 隆Prep谩rate para el 25 de mayo!

La nueva legislaci贸n de la Uni贸n Europea conocida como el Reglamento General de Protecci贸n de Datos (RGPD o GDPR por sus siglas en ingl茅s) entra en vigencia el 25 de mayo de 2018. Eso significa que solo tienes unas semanas m谩s para prepararte. Ahora es el momento de asegurarte de seguir las mejores pr谩cticas con tu estrategia de email marketing para cumplir con las reglas descritas en esta nueva ley.

Durante los 煤ltimos meses, el RGPD ha dominado los titulares en Europa e incluso en Am茅rica del Norte. Establece nuevos derechos para los usuarios digitales con respecto a sus datos personales, incluyendo un mayor control sobre c贸mo se usa, almacena y procesa esta informaci贸n.

A pesar de que la ley est谩 siendo promulgada por la UE, cualquier negocio que est茅 procesando datos personales de ciudadanos de la UE est谩 sujeto a las nuevas restricciones y requisitos. Eso significa que, si tienes suscriptores europeos a tus emails o est谩s recopilando datos personales de clientes en la UE para tu ecommerce, debes de estar listo y aplicar las normas correspondientes.

Aseg煤rate de tomar los pasos necesarios para alinear tu estrategia de email marketing con la nueva regulaci贸n siguiendo nuestro checklist:

 

Primer paso: obtener el consentimiento adecuado de los nuevos contactos

 

Aseg煤rate de que tus formularios de suscripci贸n est茅n actualizados y comunican claramente a los nuevos suscriptores lo que pueden esperar despu茅s de registrarse.

Uno de los principios del RGPD es la importancia de recibir el consentimiento de los聽usuarios para procesar sus datos personales. Este consentimiento debe ser otorgado libremente a trav茅s de una acci贸n positiva basada en informaci贸n muy clara sobre c贸mo se usar谩n sus datos.

Para asegurarte de que est谩s obteniendo el consentimiento de la manera correcta, hay algunos pasos que debes seguir:

  • Utiliza un Opt-in activo

Al configurar tus formularios opt-in (o de suscripci贸n), utiliza casillas de verificaci贸n acompa帽adas de frases afirmativas que aclaren a los usuarios para qu茅 se est谩n suscribiendo. Esto permite a los usuarios registrarse mediante la acci贸n de marcar una casilla que afirma qu茅 tipo de procesamiento de datos van a aceptar.

Traducci贸n: el RGPD proh铆be el uso de casillas premarcadas; para las cuales los usuarios deben desmarcar si no desean suscribirse, y un lenguaje poco claro dise帽ado para confundir a los suscriptores (Ej. verifique si no desea estar suscrito a nuestro bolet铆n de noticias).

  • Distingue entre los diferentes usos de datos con opt-ins por separado

Debe de haber una casilla de verificaci贸n separada para cada uno de los diferentes tipos de procesamiento para los que planeas utilizar la informaci贸n personal de los usuarios. Por ejemplo, si env铆as un bolet铆n informativo, correos electr贸nicos promocionales y correos electr贸nicos autom谩ticos basados 鈥嬧媏n el comportamiento de tus contactos en el sitio, debes obtener permiso por separada cada para cada tipo de uso de datos.

Traducci贸n: ya no puedes agrupar varias opciones de suscripci贸n en una declaraci贸n afirmativa (por ejemplo, 鈥渁cepto recibir el bolet铆n mensual, los correos electr贸nicos promocionales semanales y los correos electr贸nicos autom谩ticos basados 鈥嬧媏n mi comportamiento鈥). Deben de estar por separado y expl铆citamente establecidos para que el usuario tenga la opci贸n.

  • Recopilar solo la informaci贸n personal que sea necesaria

Cada dato personal que obtengas debe ser esencial para el servicio que ofrezcas. Si no es esencial, como pedir una direcci贸n de correo electr贸nico para suscribirse a un newsletter, debes explicar por qu茅 es necesario.

Traducci贸n: si deseas recopilar detalles personales adicionales al momento de registrarse, como nombre, apellido o empresa, debes explicar por qu茅 (por ejemplo, 鈥淓stamos recopilando estos detalles para brindarte una experiencia m谩s personalizada con nuestros correos promocionales鈥).

Aunque estas restricciones pueden parecer perjudiciales para tu negocio, en realidad son buenas para establecer un v铆nculo m谩s apropiado con tus clientes. Esto se debe a que estos pasos garantizar谩n que las personas se registren por el motivo correcto: el querer recibir sus correos electr贸nicos, creando mayor participaci贸n para sus campa帽as, lo que resultar谩 en una mejor capacidad de entrega y clientes m谩s felices porque obtienen la informaci贸n que desean.

 

Segundo paso: aseg煤rate de que los contactos en tus listas existentes hayan dado su consentimiento

 

El RGPD es retroactivo, lo que significa que se aplica a los contactos que ya est谩n en tu base de datos.

Cumplir con el RGPD tambi茅n significa verificar que cuentas con el consentimiento de los contactos en tus listas actuales. Este proceso consta de dos partes:

  • Verifica que los contactos actuales se hayan registrado a trav茅s de un proceso de opt-in.

Como recordatorio, el opt-in significa que se registraron despu茅s de haber sido informados claramente de c贸mo se usar谩n sus datos personales al completar una acci贸n positiva (por ejemplo, marcar una casilla).
Si no puedes mostrar que utilizaste un proceso de opt-in en tus listas actuales de contrato, necesitas hacer la segunda parte del proceso.

  • Crea una campa帽a para continuar enviando tus campa帽as de email marketing.

Si deseas continuar enviando correos electr贸nicos a tus contactos anteriores, deber谩s solicitar el consentimiento de manera adecuada y de acuerdo con el RGPD.

Eso significa enviar una campa帽a de re-inclusi贸n en la que preguntes si a煤n desean recibir tu newsletter. Todo lo que tienes que hacer es incluir un bot贸n que indique claramente 鈥淪铆, me gustar铆a continuar recibiendo el bolet铆n informativo鈥.

Incluso si tus contactos se inscribieron a trav茅s de un opt-in no es una mala idea limpiar tu lista con una campa帽a de re-opt-in. Esto ayuda con las tasas de interacci贸n y elimina las direcciones de correo electr贸nico potencialmente caducadas o inactivas.

 

Tercer paso: hacer que las solicitudes de acceso a datos sean f谩ciles para los contactos

 

Bajo el RGPD, tus clientes tienen el derecho de acceder, modificar o cambiar cualquier dato personal que tengas de ellos, en cualquier momento.

Como mencion茅 anteriormente, la nueva regulaci贸n brinda a los usuarios online m谩s derechos y control sobre c贸mo se usa su informaci贸n personal. Es imperativo que facilites a los usuarios ejercer estos derechos si desea evitar sanciones bajo el RGPD. A continuaci贸n, mencionaremos algunas cosas que debes tener en cuenta:

  • Haz que los enlaces para darse de baja sean m谩s sencillos de encontrar

Algunos especialistas en marketing piensan que es una buena idea dificultar que los contactos se anulen, oscureciendo el enlace de cancelaci贸n (u ocult谩ndolos por completo). Esta es una muy mala idea, especialmente a la luz del RGPD.

Los usuarios tienen derecho a oponerse o anular la suscripci贸n de cualquier tipo de procesamiento de datos personales en cualquier momento. Ocultar el enlace para darse de baja les privar铆a de este derecho, y es por eso que debes de supervisar que el proceso sea f谩cil. Adem谩s, no hay ninguna raz贸n para mantener un contacto desinteresado en tu base de datos, solo estar铆as da帽ando su inter茅s hacia ti.

  • Aseg煤rate de que la cancelaci贸n de la suscripci贸n se aplique a todas tus listas

Una vez que un usuario cancela la suscripci贸n, debe eliminarse de toda base de datos que se utilice para enviar correos electr贸nicos. De lo contrario, corres el riesgo de tener una mala reputaci贸n, adem谩s de las sanciones legales que puedes enfrentar por las nuevas leyes.

  • Deja de usar remitentes 鈥渘o reply鈥 (los que no permiten responder a ese correo)

Siempre debes tener una direcci贸n de respuesta para tus campa帽as de correo electr贸nico. Esto hace que sea mucho m谩s f谩cil para los contactos realizar solicitudes de datos de acuerdo con sus nuevos derechos descritos en el RGPD.

Cuarto paso: Verifica que todos tus proveedores de software de terceros tambi茅n cumplan con el RGPD

 

Eres responsable de los datos personales de sus contactos, no se los conf铆es a nadie.

Si eres como la mayor铆a de las empresas estos d铆as, es probable que utilices m煤ltiples herramientas de software de terceros para ayudar a procesar y almacenar los datos de tus clientes. Siempre es una buena idea consultar con estos proveedores y asegurarte de que sigan las mejores pr谩cticas de conformidad con el RGPD.

驴Te sientes perdido? 隆Aseg煤rate de haber cubierto todos los pasos con nuestra lista! A continuaci贸n, te la presentamos:

 

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