marzo 1, 2024

Cómo enviar correos masivos desde Outlook y Gmail

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Técnicamente, enviar correos masivos desde Outlook o Gmail es posible, pero al hacerlo se puede incrementar el riesgo de que tus emails terminen en la bandeja de spam 🗑️ de los destinatarios.

En esta guía, puedes descubrir cómo enviar emails masivos con la plataforma de correo electrónico de Microsoft y el correo electrónico de Google a partir de tu lista de contactos. A continuación, encontrarás las ventajas de utilizar las plataformas de email marketing específicas con menos restricciones, que pueden ser más adecuadas para tus estrategias de marketing digital.

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Cómo enviar correos masivos paso a paso

Para enviar correos masivos, debes tener en cuenta una serie de aspectos antes de ponerte manos a la obra. Por ejemplo, ¿vas a usar un proveedor de email habitual como Outlook o Gmai? ¿O quizás necesitas una plataforma de email marketing especializada?

Como resumen, estos son los pasos habituales a seguir:

  • Escoge tu proveedor para enviar correos masivos (Outlook, Gmail, un CRM…)
  • Define tus objetivos y la audiencia de tu email
  • Crea el contenido de tu email (por ejemplo, puedes usar plantillas personalizadas)
  • Escribe la línea de asunto y el texto de vista previa de tu email
  • Envía o programa tu correo electrónico en el mejor momento
  • Analiza los resultados de tu campaña de email (si utilizas una plataforma de email marketing)

A continuación vamos a ver, paso a paso, cómo enviar correos masivos con Microsoft Outlook, uno de los proveedores de email más utilizados por particulares. Aunque este no es su cometido, es posible realizarlo. También puedes aprender a enviar correos masivos con Gmail.

Más adelante, te contamos qué puedes obtener al utilizar una plataforma de email marketing especializada para enviar tus correos masivos, como Brevo.

Cómo enviar correos masivos desde Outlook con Word

Outlook es una de las plataformas de email más usadas del mercado. Es propiedad de Microsoft, y se le da un uso tanto personal como profesional.

Outlook se puede usar con cuentas de email de Microsoft (@hotmail.com, @outlook.com) y también puede integrar cuentas de otros dominios de email (por ejemplo, @gmail.com o el dominio de una

Outlook de Microsoft te permite enviar emails masivos a tus contactos en seis sencillos pasos:

Pasos para enviar correos masivos desde Outlook

Paso 1: accede a un documento de Word

Abre un nuevo documento de Word (editor de documentos de Microsoft Office) y escribe tu email.

Paso 2: abre la sección de Correspondencia

En Word, abre la sección Correspondencia

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Paso 3: combina la correspondencia de tu correo masivo

Para combinar correspondencia haz clic en el menú Iniciar combinación de correspondencia y después en Mensajes de correo electrónico en el menú desplegable

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Paso 4: selecciona los destinatarios para tus emails masivos

Haz clic en Seleccionar destinatarios.

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Después, elige una de estas opciones:

  1. Crear una nueva lista, donde introduces los datos de los contactos de forma manual en un nuevo cuadro de diálogo.
  2. Usar una lista existente, que te permite seleccionar un archivo .csv (Excel) de tu ordenador. Será necesario tener preparado el archivo .csv con anterioridad, con los datos organizados en tres columnas: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico.
  3. Elegir los contactos de Outlook: seleccionas manualmente las direcciones entre tu lista de contactos de Outlook.

Paso 5: finaliza tu email

Una vez que los contactos estén seleccionados, es momento de enviar tus correos electrónicos masivos: haz clic en Finalizar y combinar y después en Enviar mensajes de correo electrónico.

Paso 6: crea una línea de asunto y envía tu correo electrónico

En la ventana emergente del correo, escribe la línea de asunto del mensaje y después haz clic en Aceptar.

Desventajas de enviar correos masivos con Outlook

Microsoft Outlook es una plataforma excelente si envías correos electrónicos individuales o a un número reducido de personas. Sin embargo, si te estás planteando usar el email como herramienta de marketing digital en tu negocio, te aconsejamos evitar este software.

Posiblemente te pueda ahorrar un poco de dinero a corto plazo, pero con el tiempo tu progreso se verá obstaculizado, principalmente, por estas razones:

Límite de 300 envíos diarios

Outlook solamente permite enviar 300 correos electrónicos al día. Para cualquier negocio que trabaje con listas de suscriptores, este volumen de contactos se alcanza con bastante rapidez, aunque se trate de una pequeña empresa. 

Puedes verte en la necesidad de dividir tus listas de suscriptores y enviar los correos electrónicos en distintos días, lo que no resulta muy eficaz y consumiría tu tiempo de forma considerable. Cuando llegas al límite, tienes que esperar 24 horas para volver a enviar emails masivos. Esto puede ser un inconveniente cuando hay otros emails importantes que enviar o necesitas responder urgentemente.

El servicio Exchange Online de Microsoft permite superar algunos límites de destinatarios, pero no está pensado para el envío de emails masivos.

Problemas con la entrega

Los emails masivos enviados desde servicios de correo web como Outlook, Gmail o Yahoo tienen más probabilidades de ser catalogados automáticamente como spam por las cuentas receptoras. Los dominios de correo electrónico gratuitos están concebidos para un uso personal, por lo que los envíos a muchos destinatarios se consideran sospechosos. Si tus destinatarios usan Gmail o Yahoo, estos requisitos de remitente se han vuelto aún más estrictos en febrero de 2024.

Además, desde el punto de vista de la reputación, tampoco se considera muy profesional una dirección de empresa con un dominio de email gratuito como Gmail o Yahoo. Para los envíos de marketing, siempre será más apropiado un dominio propio (es decir: [email protected]).

Posibilidades de diseño limitadas

Resulta complicado captar la atención del lector y efectuar llamadas a la acción con los correos diseñados con Outlook, que tan solo ofrece un editor de textos bastante sencillo.

Los diseños de correos electrónicos promocionales han evolucionado mucho en los últimos años, como puedes comprobar con estos ejemplos de emails. Una campaña de email marketing formada solo por texto no tiene muchas posibilidades de generar impacto en tu audiencia.

Cómo enviar correos masivos desde Gmail

Al igual que Outlook, Gmail es una de las plataformas de email más populares del mercado y forma parte de Google. Las cuentas de email que se pueden usar en Gmail son @gmail.com, @googlemail.com, etc.

Los requisitos de remitente de Gmail

Otra opción para enviar correos masivos es Gmail. Sin embargo, desde el 1 de febrero de 2024, los requisitos de remitente de Gmail (también aplicables a Yahoo!) se han vuelto más estrictos, con el propósito de evitar el correo no deseado. Desde esta fecha, todos los remitentes que envíen correos a cuentas de Gmail, Yahoo, Googlemail o Google Workspace, deben cumplir las siguientes condiciones:

  1. Autentificar su dominio con DKIM (por ejemplo, un dominio como «thegreenyoga.com»)
  2. Mantener una tasa de spam por debajo de 0,3 % en Postmaster tools
  3. No usar una cuenta @gmail.com o @googlemail.com para enviar mensajes masivos

Además, si planeas enviar más de 5000 correos en un periodo de 24 horas, necesitarás cumplir una serie de requisitos adicionales. En nuestro centro de ayuda puedes encontrar más información.

Al valorar el impacto de estos requisitos, no olvides tener en en cuenta lo siguiente:

  • El tercer requisito de la lista es aplicable para todos los remitentes, aunque envíen menos de 5000 correos en 24 horas. Si envías emails masivos desde una cuenta @gmail.com o @googlemail.com, lo más probable es que tus correos vayan a parar automáticamente a la bandeja de spam de los destinatarios.
  • Estos requisitos se aplican siempre que el destinatario use una cuenta de Gmail o Yahoo, sea cual sea el proveedor de envío.
  • Es posible continuar utilizando Gmail o Yahoo! como interfaz de correo electrónico con un dominio de email propio. Por tanto, es posible que una dirección de correo electrónico de tipo @empresa.com también esté sujeta a estos requisitos de remitente.

Pasos para enviar correos masivos desde Gmail

Pese a las limitaciones que conlleva, si quieres enviar correos masivos desde Gmail, este es el procedimiento paso a paso:

Paso 1: abre un documento de Google desde tu cuenta

Inicia sesión en tu cuenta de Gmail o crea una. Una vez hecho esto, abre un nuevo documento de Google y redacta tu email

Paso 2: accede a las hojas de cálculo de Google

Abre una hoja de cálculo de Google (Google Sheets)

Paso 3: configura tu hoja de cálculo de Google

Haz clic en Complementos y después en Descargar complementos (si lo usas en inglés: Add-ons > Get add-ons).

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Paso 4: descarga el complemento necesario para tu documento

Busca el complemento Yet Another Mail Merge y descárgalo gratis.

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Paso 5: combina tu listas de correo

De nuevo en la hoja de cálculo, selecciona Complementos > Yet Another Mail Merge > Iniciar combinación de emails

Paso 6: importa tus contactos

Elige si quieres importar tus contactos directamente a través de Gmail o añadir las direcciones manualmente

Paso 7: introduce el remitente de tu campaña de correo masivo

Introduce el nombre del remitente y selecciona el borrador de tu correo (el primer documento que abriste)

Paso 8: envía tu email masivo

Haz clic en Enviar X emails (según el número de correos que tengas previsto enviar)

Desventajas de enviar correos masivos desde Gmail

Con más de 1800 millones de usuarios activos en todo el mundo y casi un 30 % de cuota de mercado, la eficiencia y simplicidad del correo de Gmail en la comunicación cotidiana es indiscutible. Es una buena opción para envíos individuales o a grupos de contactos reducidos. No obstante, si estás pensando en enviar correos masivos a una lista de receptores más o menos extensa o poner en marcha campañas de marketing digital, es importante evaluar otras opciones.

Aunque inicialmente pueda parecer una alternativa económica, confiar en Gmail para envíos masivos puede presentar limitaciones que afecten el desarrollo de tus comunicaciones a medio y largo plazo, debido a las siguientes limitaciones:

Límite de 500 envíos al día

Con una cuenta estándar de Gmail, solo puedes enviar y recibir un máximo de 500 correos electrónicos en un período de 24 horas. El número de destinatarios de un correo electrónico masivo también está limitado a 500. Las pequeñas empresas con una lista de contactos que está creciendo no tardarán en alcanzar este umbral de 500 suscriptores. Si te llega por sorpresa, es posible que tengas que separar listas y distribuir las campañas de correo electrónico a lo largo de varios días, lo que resulta tedioso y consume tiempo.

Quienes necesiten superar este límite tienen la posibilidad de suscribirse al servicio de pago Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite), que incrementa el límite a 2000 destinatarios y 2000 correos electrónicos al día. Esta expansión puede facilitar la gestión de campañas de email marketing más amplias, pero sigue imponiendo restricciones que podrían ser limitantes para empresas con grandes volúmenes de comunicación.

Entregabilidad limitada

Enviar emails masivos desde una cuenta de Gmail puede poner en riesgo la entregabilidad de tus campañas, es decir, la recepción de tus emails en la bandeja de entrada de los destinatarios. Dado que los proveedores de correo gratuito están diseñados para uso personal, los intentos de enviar emails a gran escala suelen interpretarse como actividades sospechosas. Por eso, con los nuevos requisitos de remitente de Gmail, todos los envíos masivos desde una cuenta @gmail.com o @googlemail.com se catalogan como spam.

Además, el uso de una dirección de correo electrónico gratuita para comunicaciones empresariales puede impactar negativamente en la profesionalidad y credibilidad de tu marca. En las campañas de email marketing, un dominio propio (como [email protected]) refuerza tu reputación de remitente e incrementa las posibilidades de que tus mensajes lleguen correctamente a tu lista de contactos, evitando el filtro de spam.

Personalización menos intuitiva

Gmail ofrece una funcionalidad de combinación de correspondencia o combinación de correo, que permite enviar correos masivos personalizados con etiquetas como @nombre, @apellidos, etc. Esta función, disponible en los planes de Google Workspace, permite vincular hojas de cálculo de Google con variables en el correo de Gmail. Sin embargo, este proceso puede resultar menos intuitivo y más limitado que en otras herramientas especializadas.

Las plataformas específicas de email marketing integran la personalización con la base de datos de contactos, sin necesidad de crear tablas ad hoc para combinar correspondencia. Esto permite incluir mayor variedad de variables personalizables y hacerlo de forma más intuitiva, lo que facilita la creación de mensajes aún más relevantes para cada destinatario.

Apenas hay automatización

La única opción de automatización que ofrece Gmail es el botón «Programar envío», para enviar un correo electrónico ya redactado a una fecha y hora determinadas.

Pasos para enviar correos masivos con gmail.

La ausencia de una automatización más avanzada obliga a enviar manualmente todas las campañas de correo electrónico, así como las respuestas y los mensajes intermedios de secuencias de emails, lo que consume recursos y aumenta el riesgo de cometer errores humanos. Si buscas enviar correos masivos de manera eficiente y precisa, la automatización es fundamental, y la capacidad limitada de Gmail en este aspecto puede resultar insuficiente para las exigencias de las campañas de email marketing de hoy día.

Opciones de diseño limitadas

El editor nativo de Gmail tan solo ofrece opciones básicas de formateado de textos, como el texto en negrita y cursiva, el color de fuente, cuatro tamaños de letra y las listas en viñetas. Si quieres usar diseños profesionales en HTML, como los de estos 5 ejemplos de emails, debes editar la plantilla en un editor externo y posteriormente importarla en Gmail con extensiones de Chrome.

Por su parte, el complemento Yet Another Mail Merge permite diseñar un correo en Google Docs, con un editor de texto similar a Word, y posteriormente importarlo con Gmail, pero las posibilidades de esto siguen siendo limitadas.

¿Qué obtienes con una herramienta de email marketing especializada?

El correo electrónico 📧 sigue siendo la opción más rentable al escoger un canal de marketing digital, con un retorno de inversión promedio de $40 por cada $1 invertido. Si planificas una estrategia eficaz y buscas un software específico, puedes aprovechar el potencial de las campañas de correo electrónico, sea cual sea el tamaño de tu organización.

Existen muchas plataformas de email marketing con distintas ofertas de servicios y precios, la mayoría con una versión gratuita. Puedes consultar nuestra guía de herramientas de email marketing para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. Estas son sus principales ventajas frente a las plataformas genéricas como Outlook y Gmail:

📤Mayor entregabilidad de tus correos

Pulsar el botón «Enviar» no garantiza que el email llegue correctamente a la bandeja de entrada del receptor, sobre todo cuando se trata de envíos masivos. A diferencia de servidores SMTP genéricos como los de Gmail o Hotmail, que no están optimizados para envíos masivos y suelen tener restricciones de cantidad, las plataformas especializadas están diseñadas para gestionar grandes volúmenes de correos sin comprometer la calidad de la entrega.

Estas herramientas implementan técnicas avanzadas y cumplen con protocolos de autenticación como SPF y DKIM, que no tienen la misma viabilidad en opciones como Outlook o Gmail, para maximizar las tasas de llegada a bandeja de entrada y minimizar el riesgo de ser catalogados como spam.

🛑Evitar formar parte de las listas de bloqueados

Para garantizar la entregabilidad, es importante mantener una buena reputación como remitente para evitar que los proveedores de emails de los destinatarios te incluyan en las listas de bloqueados.

Con Brevo, por ejemplo, tienes la tranquilidad de que se toman medidas para proteger la reputación de remitente de sus clientes (lo que no es el caso en todos los servicios de email marketing). El objetivo en esta plataforma es garantizar la seguridad y la entrega de correos para todos los usuarios de direcciones IP compartidas de Brevo (una IP compartida es la que utilizan varios usuarios).

Para empresas con campañas de email de alto volumen, Brevo ofrece una dirección IP dedicada, que permite mantener un control absoluto sobre la reputación de remitente.

📈Análisis detallados

Medir el rendimiento de tus campañas es fundamental para una buena estrategia de email marketing. Después de enviar emails, necesitas saber cuántas personas los abrieron, cuántas hicieron clic en los enlaces, etc. De esta forma podrás analizar qué aspectos están funcionando bien y cuáles necesitas mejorar.

Un servicio de email marketing te muestra todos los indicadores clave como la tasa de apertura, de clic, de retorno, etc.

👩‍⚖️Cumplimiento del RGPD

El respeto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una obligación en cualquier actividad que implique el manejo de datos personales, incluyendo las direcciones de correo electrónico. Este marco normativo es considerado un referente a nivel global, por lo que su cumplimiento también es recomendable fuera de Europa por dos motivos principales:

  1. El RGPD ha inspirado la legislación de protección de datos de otros territorios.
  2. Establece buenas prácticas para proteger la privacidad de los usuarios, más allá de las obligaciones legales estrictas.

Antes de enviar cualquier campaña de correo electrónico, es esencial obtener el consentimiento explícito del destinatario. En plataformas como Outlook, esto implicaría verificar manualmente que cada contacto en tu lista haya otorgado su aprobación para recibir tus comunicaciones. 

Las soluciones especializadas en email marketing, como Brevo, vienen equipadas con funcionalidades diseñadas para garantizar el cumplimiento del RGPD, como los sistemas de doble opt-in para confirmar el consentimiento, opciones de suscripción a múltiples listas y enlaces de baja en cada email. 

 🎨Diseños de emails profesionales

Las herramientas de email marketing también se caracterizan por sus diseños de emails visuales, frente al editor de Outlook que está basado en un procesador de texto enriquecido. Para facilitar el envío de correos electrónicos profesionales y atractivos, estas plataformas pueden ofrecer una galería de plantillas HTML  con diseño responsivo (es decir, que se visualiza correctamente en cualquier dispositivo) que facilitan el trabajo de edición, la mayoría gratuitas. 

Los diseños se adaptan a distintos tipos de campañas de email marketing, como newsletters informativas, invitaciones a eventos, y campañas de marketing para fechas especiales como San Valentín, Black Friday o Año Nuevo. También hay plantillas para emails transaccionales como confirmaciones de compra.

📏Segmentación avanzada de listas de contactos

La segmentación de listas de contactos es fundamental para optimizar tu estrategia de email marketing. En lugar de enviar los mismos correos electrónicos a todos tus receptores, es una buena práctica clasificar los envíos en función de atributos demográficos (edad, género, localización, etc.) y/o transaccionales (apertura de un correo anterior, fecha de la última compra, etc.).

Muchas plataformas de email marketing permiten afinar estos criterios y combinarlos. Esta segmentación avanzada garantiza que tus mensajes sean más adecuados y atractivos para cada destinatario/a, mejorando las tasas de apertura y la eficacia general de tus campañas.

🧑‍🦱Correos masivos, pero personalizados

Un correo masivo no tiene por qué ser impersonal. Una plataforma de email marketing especializada te ofrece recursos para conectar de manera más efectiva con cada contacto. El más sencillo es la inclusión del nombre del destinatario/a, en lugar de usar un saludo genérico como «Estimado cliente». 

Esta estrategia de envío de correos masivos capta mejor la atención del lector y fomenta una relación más cercana y significativa.

⏱️Automatización de envíos

La automatización es un pilar esencial en una campaña de email marketing efectiva. Outlook y Gmail permiten programar el día y la hora de envío de un correo, pero esto es solo lo más básico. Una herramienta de email marketing avanzada permite ir bastante más allá: los envíos se automatizan en función de escenarios definidos con anterioridad. Por ejemplo, es posible enviar un correo electrónico automático para confirmar un pedido realizado. 

De esta forma, se optimizan el tiempo y los recursos en la estrategia de envío de correos masivos. Cada mensaje llega al destinatario adecuado en el momento oportuno, lo que aumenta la relevancia y la efectividad de tus estrategias.

🔠Pruebas A/B

Las pruebas A/B son una herramienta valiosa que ofrecen ciertos software de email marketing especializados. Te permiten experimentar con diferentes versiones de la línea de asunto y/o el cuerpo del mensaje. Al enviar variaciones de tu correo electrónico a grupos reducidos de destinatarios, comprobarás cuál genera mayor tasa de apertura o de clics para usar la versión más exitosa.

Estos test son especialmente útiles para optimizar el asunto del correo, que es decisivo para que los destinatarios tomen la decisión de abrirlo. 

🤖Inteligencia artificial

La integración de la inteligencia artificial (IA) en las herramientas de email marketing está suponiendo una novedad significativa. Su principal aplicación es la ayuda en la redacción de contenido atractivo para los destinatarios. Los textos generados por IA son una fuente de ideas para estimular la creatividad.

Brevo ha integrado un asistente de IA para generar la línea de asunto de los emails. A partir de unas instrucciones previas, esta aplicación ofrece tres ideas de asunto del mensaje para que el usuario seleccione y pueda editar a su gusto. El objetivo es ofrecer opciones innovadoras que complementen las ideas de los usuarios.

Asistente de IA para enviar correos masivos.

Considera que si tu línea de asunto no es buena y no logra el objetivo de llamar la atención para que se abra el correo, esto puede dañar tu reputación y esto aumenta la probabilidad de ser enviado al correo basura en tus futuras campañas.)

Brevo, la alternativa para enviar correos masivos

El envío de emails masivos puede ser una manera rápida, flexible y rentable de llegar a nuevos contactos y mantener el contacto con quienes ya sean suscriptores, pero no debe hacerse de cualquier manera. Outlook permite enviar correos masivos, pero ya has visto que está lejos de ser la mejor opción para hacerlo. 🙂 

Brevo es una herramienta de email marketing especializada en la que podrás disfrutar de estas funcionalidades:

  • Almacenamiento ilimitado de contactos.
  • Administración de listas de contactos cumpliendo el RGPD.
  • Editor intuitivo drag & drop (arrastrar y soltar).
  • Galería de plantillas de email.
  • Segmentación avanzada.
  • Formularios de suscripción doble opt-in que puedes integrar en tu sitio web
  • Pruebas A/B para la línea de asunto y el cuerpo del mensaje.
  • Automatización del marketing.
  • Emails transaccionales.
  • Análisis de rendimiento de campañas 
  • Asistente de IA para la línea de asunto y mucho más.

 

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