Los 8 mejores CRM para pymes | Pequeñas empresas 2024

Un CRM (Customer Relationship Management, o gestión de relaciones de clientes) es programa de gran utilidad para pequeñas y medianas empresas: participa en todas las etapas del proceso de ventas, desde identificar clientes potenciales hasta el seguimiento de negociaciones u oportunidades, en un solo lugar.

Cuando hablamos de «gestión de la relación con los clientes» (CRM), nos referimos a las herramientas o tipo de software que permiten a un negocio gestionar los datos del cliente poniéndole en el centro de sus operaciones.

Por tanto, un CRM es vital para las pymes, ya que permiten aumentar las ventas o las oportunidades de venta, una mejor experiencia de cliente y mejorar la gestión de proyectos. 

En este artículo vamos a ver los mejores CRM para pequeñas y medianas empresas. La mayoría de plataformas mencionadas, como Brevo o Pipedrive, también son adecuadas para grandes empresas, pero en aquí nos centraremos en sus características según las necesidades de pymes tanto en su versión gratuita y/o de pago.

Te indicamos en qué fijarte a la hora de elegir un CRM para tu empresa, o si quieres cambiar de plataforma.

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Ventajas de un CRM en pequeñas y medianas empresas

Los programas de CRM para pequeñas y medianas empresas se pueden usar en todas las fases del ciclo de ventas. Estas herramientas pueden ayudarte en cada etapa del embudo, desde el primer contacto con un prospecto hasta la atención al cliente y ventas posteriores. 

1. Ayuda a identificar prospectos

Cuando tienes muchos prospectos es difícil saber a cuáles dedicar tus recursos, sobre todo si tienes un equipo de ventas pequeño. Por lo que tienes que aprovechar sabiamente tu tiempo y el para no perder los prospectos más importantes. 

Una solución de CRM te permite definir unas «reglas» personalizadas en función de los tipos de prospecto que sean más relevantes para tu negocio. Puedes priorizarlos por región geográfica, cargo profesional o tasas de apertura anteriores.

Tu sistema de CRM debería categorizar estos prospectos de forma automática. De esta forma, podrás identificar las oportunidades de negocio más asequibles y gestionar de manera eficaz tu tiempo. 

2. Monitoriza negociaciones y oportunidades de venta

Si tu empresa lleva varias negociaciones a la vez, puede ser difícil hacer un seguimiento de sus distintas fases. Por eso, es vital monitorizar cuánto dura una negociación en cada fase del ciclo de ventas.

De hecho, esta es una de las métricas de ventas más importantes para detectar qué negociaciones corren más riesgo. Las plataformas de CRM te facilitan el seguimiento de esta información y una mejor gestión de tu base de datos.

3. Acceso a datos centralizados en todo momento

Las herramientas de CRM son muy útiles a la hora de hablar con clientes actuales o potenciales, ya que, si no tienes a mano información relevante sobre ellos, corres el riesgo de frustrarlos y perder el tiempo.

Lo mejor es tener la información de tu base de datos siempre al alcance y en un mismo lugar: tu programa de CRM.

4. Puedes estudiar el comportamiento de tus clientes

Mejora la satisfacción de tus clientes revisando su historial y las interacciones que han tenido con tu equipo. Porque, al final, por muy pequeña que sea tu empresa, siempre hay que gestionar prospectos, vender, dar soporte a los clientes y muchas cosas más. 

Y aunque sea casi imposible recordar todas tus interacciones con los clientes, ellos esperan continuar la conversación donde se dejó la última vez. La mejor manera de hacerlo sería acceder a todo el recorrido del cliente en tiempo real, que es justo la información que registra un CRM. 

5. Automatiza tareas repetitivas

Tu sistema de CRM para empresas debería permitirte optimizar flujos de trabajo y simplificar procesos: es como delegar tareas repetitivas, pero sin ampliar el tamaño de tu empresa. Por eso, deja que tu CRM haga ese trabajo por ti, lo que incluye: 

• Creación de plantillas de email para campañas de marketing
• Automatizaciones para la entrada de datos 
• Registro inmediato de interacciones con el cliente 
• Calificación de leads 
• Procesos de ventas repetibles 

6. Puedes coordinar tus campañas de marketing, ventas y mucho más

La mayoría de CRM ya no son, como hace unos años, plataformas dedicadas únicamente a las ventas. Se trata de plataformas integrales que permiten la gestión de clientes desde todas las áreas que influyen en el ciclo de ventas: marketing (email marketing, sms marketing, etc), ventas, flujos de trabajo, llamadas telefónicas, etc.

Un buen CRM, en la actualidad, tiene este aproximamiento para trabajar las relaciones con clientes: te permitirá crear campanas de marketing, organizar reuniones con clientes o ver tu pipeline de ventas, en un solo lugar.

¿Qué funcionalidades tiene que tener un software de CRM?

Con tantas plataformas en el mercado, viene bien tener una lista de funciones de CRM en mente. Por eso hemos creado una lista con las funciones básicas que debería tener un buen CRM.

1. Gestión de contactos: al fin y al cabo, un CRM es un software de gestión de relaciones Esto, por tanto, se puede aplicar a clientes pero también a todos tus contactos. Por ejemplo, deberías poder almacenar información importante de tus contactos, lo que incluye el nombre, la dirección, cuentas en redes sociales, número de teléfono, etc. 
2. Seguimiento de interacciones: asegúrate de que tu herramienta de CRM te permita registrar cada oportunidad de venta, cada interacción con el cliente y ver su historial completo. De esta forma, todo el equipo tendrá todos los recursos necesarios a mano para ayudar al cliente. 
3. Gestión de prospectos: tu software de CRM debería ayudarte a convertir leads en clientes. Usa la herramienta para identificar a tus leads, calificarlos y moverlos por tu ciclo de ventas. Al gestionarlo de esta manera, aprovechas al máximo cada oportunidad de venta. 
4. Integración con email: asegúrate de que la plataforma de CRM pueda integrarse con tus plataformas de email marketing. Así no tendrás que cambiar continuamente de herramienta y podrás tener todas tus comunicaciones en un mismo lugar. 
5. Gestión del pipeline de ventas: tu herramienta de CRM debería darte una visión general de tu embudo para que puedas comprobar qué está sucediendo en cada fase del proceso. Los procesos son distintos en cada empresa, por eso deberías poder configurar la herramienta para que se adapte a tus necesidades. 

Tipos de software de CRM

Los tres tipos de CRM principales son el colaborativo, el analítico y el operativo. La mejor opción dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. 

Un sistema de CRM colaborativo facilita la colaboración entre los miembros de tu equipo, ya que todos tienen acceso a la misma información actualizada sobre el cliente. Esto será muy útil en equipos donde unas pocas personas tengan que asumir varios roles en la empresa. 

Un sistema de CRM operativo, en cambio, simplifica los procesos a lo largo del recorrido de cliente. Normalmente, un CRM de este tipo vendrá cargado de automatizaciones que lo harán todo más fácil. De este modo, la empresa puede ahorrar tiempo sin sobrecargar de trabajo al equipo.

Por último, el CRM analítico te permite analizar los datos del cliente y acceder a información reveladora, incluso identificar tendencias de tu clientela. Por lo tanto, tu equipo no tendrá que procesar toda esta información manualmente. 

Los 8 mejores CRM para pymes

Brevo: una plataforma de CRM integral

Brevo es un CRM que te permite gestionar mejor tu pipeline de ventas. Este software está diseñado para todo tipo de empresas pero se caracteriza por acompañar en el crecimiento de un negocio.

Ofrece contactos ilimitados desde el plan gratuito y los planes aumentan de precio basándose en las funcionalidades utilizadas. Es decir, los planes de Brevo se basan en el uso de funcionalidades y no en el número de contactos almacenados.

Por ejemplo, un negocio puede empezar enviando una newsletter y, tras varios meses, hacerse con el plan de marketing Starter para enviar al mismo tiempo emails promocionales o recordatorios de pedidos.

La versión gratuita ofrece suficientes herramientas para empezar a gestionar tu negocio: una plataforma de marketing omnicanal, para enviar correos electrónicos (email marketing) o usar otros medios y una plataforma de ventas para gestionar tu pipeline. Los planes de pago permiten eliminan la barrera de enviar 300 emails al día, eliminar marcas de agua o poder crear escenarios de oportunidades de venta ilimitados, entre otros detalles.

Características de Brevo:

• Almacenamiento de contactos ilimitado
• Versión gratuita y planes de pago asequibles
• Gestión de tu pipeline de ventas en cada etapa
• Identificación y seguimiento de oportunidades de venta
• Seguimiento de las interacciones con el cliente

• Automatización de tareas repetitivas (recordatorios, etc)
• Posibilidad de organizar videoconferencias en la misma aplicación

 Los planes de pago en Brevo oscilan entre los 19€/$ USD y 49€/$ USD al mes.

Pipedrive

Pipedrive se centra en el seguimiento de las negociaciones activas en todas las fases del proceso. Es un sistema creado por y para comerciales. Aunque ofrece una gran variedad de ventajas, puede que sus funciones centradas en la venta no sean la mejor opción para algunas pequeñas empresas.  

Esta plataforma es una de las más mencionadas en el mercado, junto a otras opciones que se mencionan más adelante. Uno de los puntos fuertes de esta opción es el rastreamiento detallado que ofrece de interacciones con clientes, apertura de emails o el envío de correos electrónicos en grupo.

Características Pipedrive

• Etapas de pipeline personalizables 
• Planes de pago con prueba gratuita de 14 días

• Seguimiento de comunicaciones 
• Métricas de negocio personalizadas 
• Atención al cliente en varios idiomas
• Aplicaciones móviles e integraciones 

 El precio de los planes mensuales de Pipedrive se sitúa entre los 21,90€ y 119€.

Freshsales CRM

Freshsales CRM se posiciona como una solución de automatización para comerciales con el objetivo de acortar el ciclo de ventas.

Aunque puede ser un objetivo deseable para muchos tipos de negocio, hay clientes que prefieren algo más de personalización, que muchas veces se echa de menos en un ciclo de ventas corto.

Sin embargo, si tu clientela prefiere ciclos de venta más rápidos, entonces Freshsales puede ser una buena opción. 

En los planes de pago de Freshsales se ofrecen algunas funciones extra (como el kit de complementos con documentos de bienvenida y facturas o las sesiones de bot adicionales) que se pagan aparte. 

Características Freshsales

• Chatbots basados en IA 
• Calificación de contactos predictiva
• Historial de actividades a lo largo del pipeline de ventas 
• Comunicación omnicanal por teléfono, email, chat y SMS
• Planes de pago con posibilidad de funciones extra (cobradas a parte)

Puedes empezar a usar el CRM de Freshsales de forma gratuita, aunque tiene planes superiores que van desde los 15 a los 105 € al mes por usuario.

Keap CRM

La principal ventaja de Keap CRM está en las automatizaciones de ventas y marketing que pueden mejorar la productividad de tu empresa. Enviar recordatorios de pedidos o confirmación de una compra de forma automática permite ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia de cliente personalizada al mismo tiempo.

Keap CRM se dirige mayormente a emprendedores de varios sectores, lo cual resulta obvio por sus funciones de guía y coaching 1:1. Sin embargo, estas funciones de coaching pueden llegar a costar a tu empresa 500 $.

Esta opción se dirige a medianas empresas que están en crecimiento, y cuentan con presupuestos más elevados.

Características Keap CRM

• Múltiples pipelines de ventas
• Herramientas de captación de leads para redes sociales y formularios de registro
• SMS marketing
• Funciones de facturación para negocios ecommerce

Keap CRM no está disponible como solución independiente, por lo que viene incluida con el resto de soluciones de la plataforma. El precio de sus planes abarca desde los 159 a los 199 $ USD al mes. 

CRM de ventas de HubSpot

El CRM de HubSpot contribuye al crecimiento de tu empresa manteniendo todos tus departamentos conectados, además de ofrecer una amplia gama de herramientas para todo el equipo. 

Hubspot ofrece una gama de precios variada y acorde a empresas de muchos tamaños: cuenta con una versión gratuita y un plan de 20€ al mes (con un pago único anual, si no, el precio es de 30€ al mes en la modalidad de pago mensual). Estas son las opciones que se adaptan a pequeñas y medianas empresas, ya que sus siguientes planes cuestan más de 1000€ al mes.

Aunque las funcionalidades ofrecidas entre el plan gratuito y el plan Starter de Hubspot son completas, si necesitas funciones más avanzadas, la diferencia de precio puede ser una barrera de entrada para una empresa de menor tamaño.

Aun así, este software ofrece herramientas suficientes para obtener una visión y gestión completa de relaciones con clientes en sus planes más económicos, por lo que puede ser interesante si no necesitas las herramientas avanzadas de HubSpot. 

Características del CRM de ventas de HubSpot

• Panel de control para consultar actividades de venta en tiempo real 
• Flujos de automatización integrados en el CRM
• Herramienta para programar reuniones
• Gestión del marketing, ventas y servicio al cliente en un lugar
• Aplicación móvil para tu CRM 

Como se ha comentado, el CRM de HubSpot tiene varios planes, que abarcan desde 0 a 1104 € al mes. 

Salesforce

Salesforce es uno de los software CRM más populares y completos del mercado. Se caracteriza por ofrecer sus productos de forma muy personalizada y adaptada a múltiples sectores.

Su solución de CRM para pequeñas empresas tiene planes de precios ajustados al presupuesto de un negocio en crecimiento.

Características del CRM de Salesforce

• Múltiples soluciones adaptadas por sector
• Fácil colaboración entre distintos equipos
• Herramientas avanzadas de Inteligencia Artificial
• Gran fiabilidad debido a su fuerza en el mercado actual
• Servicio disponible en múltiples idiomas

El precio de los planes para pequeñas y medianas empresas de Salesforce varía entre los 25 y 1250€. En esta opción no está disponible una prueba gratuita.

Zoho CRM

Zoho CRM se centra en la automatización de ventas y ofrece una gran variedad de funciones, desde análisis predictivo a automatización de datos. 

Características principales de Zoho CRM

• Integraciones de comunicación multicanal
• Integraciones con email 
• Flujos de ventas automatizados
• Informes y análisis en tiempo real 

El precio de Zoho CRM va desde los 14 € hasta los 52 € al mes por usuario y, además, ofrece productos complementarios para microempresas, start-ups y negocios unipersonales a precio reducido. 

Folk

La principal ventaja del CRM de Folk es lo fácil que es personalizar su interfaz. Es una solución de gestión de contactos simplificada que puedes adaptar a tus necesidades.

Características del CRM de Folk

• Deduplicación de contactos 
• Comunicación con varios contactos a la vez 
• Integración con una amplia gama de herramientas empresariales
• Sincronización de contactos entre varias herramientas

El CRM de Folk tiene un plan gratuito para un máximo de 100 contactos y, a partir de ese límite, dos planes de 19 y 39 $ al mes por usuario. 

Elige el mejor software CRM para pymes

En función de los objetivos y recursos de tu pequeña empresa, te puede interesar un programa más que otro. 

Si buscas un CRM integrado en una herramienta empresarial más completa, entonces Brevo es la opción ideal. Se trata de una plataforma todo en uno muy asequible que puede ayudarte con todas tus actividades de marketing y ventas.