junio 9, 2022

Guía para enviar mensajes masivos por WhatsApp

Tiempo de lectura 10 min

Con un total de 2000 millones de usuarios activos, WhatsApp es la aplicación de mensajería más popular del mundo. Si a eso le añadimos una tasa de apertura de hasta el 98 %, no cabe duda de que el potencial de WhatsApp para el marketing es indiscutible.

Enviar mensajes masivos por WhatsApp es una de las estrategias que puedes llevar a cabo para sacar partido a este canal de difusión.

No obstante, el propósito principal de WhatsApp es la mensajería personal y la prioridad de Meta —la empresa propietaria— es que eso no cambie. Los mensajes masivos de WhatsApp tienen cabida dentro de una estrategia de marketing digital, pero la condición ineludible es enviarlos con cautela.

En este artículo, desgranamos las principales claves para hacerlo.

¿Es posible enviar mensajes masivos por WhatsApp? 📱

WhatsApp considera un envío masivo aquel mensaje que se manda a un número elevado de personas de una sola vez. Estos mensajes masivos tienen la ventaja de que no los tienes que enviar a tus destinatarios uno a uno.

Como vamos a ver más adelante, las listas de difusión son la herramienta de WhatsApp para enviar mensajes masivos a una lista de hasta 256 destinatarios. Con ellas, es posible enviar un mismo mensaje a múltiples receptores.

Los mensajes difundidos pueden contener fotos, vídeos, archivos GIF y otros contenidos multimedia, al igual que un mensaje de WhatsApp ordinario enviado en una conversación personal.

La política antispam de WhatsApp se ha vuelto más estricta en septiembre de 2019, para evitar el abuso de los mensajes no deseados.

Mensajes masivos personales y comerciales

WhatsApp permite enviar mensajes masivos tanto personales como comerciales. Sin embargo, es necesario que las empresas utilicen una aplicación específica, WhatsApp Business, para enviar los mensajes a sus prospectos.

WhatsApp Business es una aplicación gratuita que se descarga de Google Play o la App Store de forma similar al WhatsApp de uso personal. Permite crear un perfil de empresa en WhatsApp y comunicarte con tus prospectos que usan la aplicación convencional de WhatsApp.

Si WhatsApp detecta que estás enviado mensajes promocionales de una empresa desde la aplicación convencional de WhatsApp, podría bloquear tu cuenta, así que no merece la pena arriesgarse. Podrías perder prospectos y sufrir un daño reputacional considerable.

Las listas de difusión para enviar mensajes masivos por WhatsApp

🔊 Como anticipábamos más arriba, las listas de difusión son la forma más sencilla de enviar mensajes masivos por WhatsApp. El proceso es igual en WhatsApp de uso personal y WhatsApp Business: debes abrir el menú de herramientas (los tres puntos en la esquina superior derecha) y pulsar «Nueva difusión».

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Chat o mensaje de texto

Descripción generada automáticamente

Aparecerá una lista a la que puedes añadir los contactos que desees de tu agenda. Para recibir los mensajes de la lista de difusión, estos contactos también deberán tener guardado tu número en sus respectivas agendas telefónicas.

❗ Como máximo, puedes añadir 256 contactos a la lista de difusión. El número de mensajes diarios también está limitado a 256.

Diferencia entre las listas de difusión y los grupos de WhatsApp

Aunque haya personas que puedan confundir su finalidad, una lista de difusión no funciona igual que un grupo de WhatsApp. La principal diferencia es que la lista de difusión permite mantener la privacidad de los destinatarios. Solo el remitente tiene acceso a la lista de nombres y números de teléfono de los receptores.

Cuando envías un mensaje desde una lista de difusión, cada destinatario lo recibe de forma individualizada en un chat personalizado contigo (con tu perfil de empresa, en el caso de una lista de difusión comercial). De la misma forma, si responde, lo hará en una conversación personal.

Para el remitente, el icono de un altavoz identifica los mensajes enviados a través de la lista de difusión. El destinatario lo recibe el mensaje de la lista de difusión como uno más, sin ningún elemento distintivo.

En el siguiente ejemplo, el usuario recibió el primer mensaje por medio de una lista de difusión y después continuó la conversación con la empresa de forma personal.

En una analogía con los correos electrónicos, una lista de difusión para enviar mensajes masivos por WhatsApp sería el equivalente a enviar un email con copia oculta. Por tanto, no cabe duda: este es el canal que debes utilizar para respetar la privacidad de tus contactos y el RGPD.

Las listas de difusión desde WhatsApp web

Los destinatarios van a utilizar su teléfono celular para recibir tus mensajes de WhatsApp, pero otra cosa distinta es la herramienta de trabajo más cómoda para enviarlos. Para realizar las labores de marketing de tu empresa, es posible que prefieras trabajar con una computadora. 🖥

WhatsApp tiene una versión de escritorio llamada WhatsApp web que se puede utilizar fácilmente en el ordenador. Esta versión de la aplicación no permite (por el momento) crear listas de difusión. Sin embargo, se pueden enviar mensajes a las listas que previamente se crearon con el móvil.

Una opción más avanzada consiste en utilizar macros de Excel para enviar mensajes masivos por WhatsApp. Si los usas, debes hacerlo con cuidado de que la aplicación no catalogue tus envíos como spam.

Buenas prácticas y limitaciones de las listas de difusión de WhatsApp

La enorme tasa de apertura de los mensajes de WhatsApp puede suponer una tentación para las empresas que quieren usar la aplicación como canal de marketing. Pero que eso no nos lleve a engaños. La gente abre tanto los mensajes de WhatsApp porque tiene un interés personal en ellos, más aún que cuando consulta otros canales como el correo electrónico o las redes sociales.

WhatsApp considera que la mensajería automática o (a partir de cierto punto) masiva infringe sus Condiciones del servicio. La plataforma desarrolla un sistema de detección automática para identificar los mensajes de este tipo que va afinando paulatinamente.

Esto no significa que cualquier mensaje enviado a muchas personas esté prohibido. Pero sí que los destinatarios deben dar su consentimiento para recibirlos y pueden revocarlo en cualquier momento. Si administras una o varias listas de difusión de WhatsApp, debes asegurarte de que respetan estrictamente este criterio.

Elegir bien los mensajes para WhatsApp

Por todo lo anterior, es importante elegir bien qué comunicaciones conviene enviar por WhatsApp. Esta aplicación debe reservarse para los envíos que apelen a los destinatarios de forma más personal y los más urgentes. Algunos ejemplos comunes son los siguientes:

  • Recordatorios sobre eventos. Ciertos mensajes transaccionales son óptimos para enviar por WhatsApp, sobre todo los que requieren ser leídos con mayor inmediatez. Por ejemplo, si organizas un evento, puedes crear una lista de difusión con las personas inscritas, para que estén informadas sobre los detalles: hora y ubicación concreta, cambios de última hora, etc.
  • Información sobre pedidos. No siempre tiene aplicación como mensaje masivo, pero puede haber casos en los que sí. Por ejemplo, si tienes una incidencia de última hora que afecta a varios usuarios, puede ser una buena idea avisarlos por WhatsApp al mismo tiempo. También, si te dispones a entregar un pedido a muchas personas en las próximas horas, puede ser una buena idea enviar un mensaje masivo por WhatsApp para recordárselo.
Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Chat o mensaje de texto

Descripción generada automáticamente
  • Nuevos productos y ofertas. Se pueden presentar novedades o promociones por WhatsApp, pero es importante ser selectivos. No debes abusar de la frecuencia de envío en ningún caso. Recuerda que los envíos masivos por WhatsApp se complementan con otras estrategias como las campañas de email marketing: hay que elegir los contenidos más apropiados para cada canal.
  • Promociones de última hora. Los mensajes enviados a dispositivos móviles tienen una característica frente a los correos electrónicos: se suelen abrir al instante. Por eso, es un buen canal para informar sobre promociones o eventos que están a punto de acabarse. Sucede lo mismo con el SMS marketing.

En cualquier caso, cada empresa es diferente, así que no dudes en experimentar para descubrir qué es mejor para ti y para tus prospectos.

Enviar mensajes masivos con la API de WhatsApp Business

La API de WhatsApp Business es una herramienta que conecta una plataforma de marketing digital* con una cuenta de WhatsApp Business. Usar esta API permite enviar mensajes masivos por WhatsApp con herramientas de automatización más avanzadas y menos limitaciones.

En concreto, la API de WhatsApp Business tiene las siguientes ventajas frente al envío de mensajes masivos por listas de difusión:

Cuenta de empresa verificada

✔ Al instalar la API de WhatsApp Business a través de una plataforma de marketing digital externa, el administrador comercial de la corporación Meta verifica tu empresa. Es decir, comprueba que el negocio existe y que la persona que maneja la cuenta de WhatsApp Business es un representante autorizado de él. Este paso abre la puerta a más permisos para enviar mensajes masivos, que veremos a continuación.

Un verificación adicional consiste en solicitar una cuenta de empresa oficial. Al hacerlo, se mostrará el símbolo del tic verde junto al nombre de empresa, lo que reforzará la reputación de la marca.

Más destinatarios y mensajes diarios

⛔ Hemos visto que las listas de difusión convencionales de WhatsApp están limitadas a 256 contactos y la misma cantidad de mensajes diarios, lo que puede quedarse corto rápidamente para desarrollar una estrategia de marketing.

Con la API no hay límites en el tamaño de la lista destinatarios, ya que estará sincronizada con la plataforma de marketing que estés usando. El límite de mensajes diarios oscilará entre 1000 y 100 000, dependiendo de la catalogación que obtengas como remitente.

Respuestas automáticas y múltiples sesiones

Un chat de WhatsApp ordinario no se puede automatizar y los trucos para hacerlo se sancionan. En cambio, la API de WhatsApp Business permite establecer respuestas automatizadas, similares a las de un chat para web.

Asimismo, al verificar que la cuenta de WhatsApp que utilizas realmente pertenece a una empresa, varios agentes podrán iniciar sesión y responder a diferentes clientes al mismo tiempo. Con una cuenta de WhatsApp no verificada, solo se puede iniciar una única sesión de cada vez.

Sincronización de contactos

Tus destinatarios de WhatsApp serán tus prospectos, a los que también te interesará enviarles mensajes de otros tipos como emails. Por tanto, será mejor que todos los datos estén sincronizados en un mismo registro, ¿verdad?

Por ejemplo, si un contacto cambia de teléfono e introduce su nuevo número en un formulario web, lo ideal será que se actualice automáticamente. Usar WhatsApp a través de una API significa que la agenda estará sincronizada en tiempo real.

Mensajes transaccionales

Más arriba hemos visto que WhatsApp es un buen canal para comunicar los mensajes transaccionales que requieren más inmediatez, como un pedido a punto de ser entregado. Para eso, una sincronización con tu base de datos que te permita automatizar los envíos va a ser una ayuda imprescindible en la mayoría de los casos.

🔊* ¿Quieres saber con qué herramienta de marketing digital puedes conectar tu API de WhatsApp Business? Presta atención a las próximas novedades de Sendinblue.

Conclusión

WhatsApp está presente en la vida cotidiana de millones de personas y tiene una gran tasa de apertura frente a otros canales. Sin embargo, para que un negocio le saque partido debe aprender a usarla. Enviar mensajes masivos por WhatsApp es una acción que forma parte de una estrategia de marketing más amplia. Tus prospectos preferirán recibir algunos mensajes por aquí, mientras que otros serán más adecuados para las redes sociales, una newsletter, un correo promocional, etc.

Recuerda que el mensaje de marketing eficaz es aquel que genera una experiencia agradable en el destinatario. ¡Busca los mensajes masivos más apropiados para WhatsApp y mantente conectado/a con tus prospectos cuando más lo necesiten!

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